أنواع الاتصالات الإدارية

الاتصالات الرسمية والاتصالات الغير رسمية
هناك أنواع من التواصل في العمل عمومًا. ومبادئ السكرتارية تحتم على السكرتير أن يكون مطلع على أنواع الاتصال حتى لا يخطئ من حيث بروتوكول التواصل مع الموظفين. سواء عن طريق التعامل بطريقة رسمية في وقت غير رسمي أو العكس. حتى يكون السكرتير هو حلقة الوصل الأساسية في أي عمل إداري ناجح. واليك البداية بأبعاد الاتصالات الرسمية.
الاتصال بالرؤساء
مبادئ السكرتارية في عملية التواصل مع الرؤساء تحدد للسكرتير طرق محدودة في عملية الاتصال مع الرئيس ولكنها مهمة. أولًا، تزويد الرئيس بالإجابات على الطلبات التي طلبوها أو الأوامر التي طلبوا بتنفيذها فورًا. ويجب على السكرتير متابعة هذه الطلبات والأوامر والإجابة عليها بصورة رسمية وموثقة.
ثانيًا، تقديم بيان بحالة المرؤوسين. سواء بيان شفوي أو بيان رسمي. ويفضل أن يكون البيان رسمي في الحالات السلبية. حتى لا يتهم أحد الموظفين السكرتير بسوء التوصيل للإدارة.
ثالثًا، عند مواجهة السكرتير لأي مشكلة محورية في إدارة الملفات أو العمل. فيجب أن يطلب المساعدة من الرئيس بصورة رسمية للبت في المشكلة بحل جذري.
رابعًا، الرسائل الرسمية في العمل، هناك أنواع من العمل يجب أن تكون الأوامر مسجلة حتى لا يستطيع الموظف أن ينكر وجود هذا العمل الموجه له. ومن ثم يسهل عملية توزيع العمل والمسئوليات بصورة رسمية وعملية.
الاتصالات الغير رسمية
أيضًا مبادئ السكرتارية ليست تعسفية، وتجعل من عمل السكرتير عمل مُمل وإداري بصورة قاسية بل على العكس. فهناك وسائل تواصل أخرى في العمل يستطيع السكرتير أن يتواصل بها مع الآخرين.
الاتصال الشخصي
وهي عن طريق توجه السكرتير للرئيس أو المرؤوس بشكل شخصي حسب تقدير العلاقة وتوجيه نصح أو طلب نصح لمصلحة العمل الخاصة. أيضًا هناك وقت “الراحة” وهو يكون غالبًا من نصف ساعة إلى ساعة. في هذا الوقت يستطيع السكرتير أو الموظف أن يخرج من إطار العمل من حيث الكلمات والتوجيهات ولكن مع الحفاظ على آداب وقوانين التعامل في العمل.
الاتصالات الصاعدة والهابطة
في عالم الإدارة يوجد نوعين من الاتصالات الغير رسمية. خصوصًا للسكرتير لأنه هو أكثر شخص يكون متوسط الرتبة الوظيفية، فهو لديه رئيس ولديه مرؤوس. والاتصالات الصاعدة عند توجيه تقارير للإدارة بحسن العمل وأداء المرؤوسين. أما الاتصالات الهابطة فهي تكون عبارة عن عبارات نصح وتوجيه للمرؤوس. وفي فن إدارة الأعمال كلما زادت الاتصالات الصاعدة عن الهابطة، كلما كان هذا مؤشر على التقدم في العمل.