الإيجاز والوضوح.. 7 عناصر أساسية لإتقان التواصل مع الآخرين

يقوم معظم الأشخاص بالتواصل مع الأخرين أثناء أدائهم لأعمالهم اليومية، حيث أنهم يقومون بكتابة العديد من رسائل البريد الإلكتروني، أو يشاركون بالإجتماعات والمكالمات الجماعية، بالإضافة إلى وضع التقارير وابتكار العروض، ومناقشة زملائهم بالعمل وغيرها العديد من أنشطة التواصل.
وفي هذا السياق، كلما كانت عملية التواصل مع الأخرين ناجحة كلما ازدادت مصداقية الأشخاص أمام العملاء والزملاء والمسؤولين في العمل. ويقوم العديد من الأشخاص باستخدام عناصر 7C التي تشتمل على أهم العناصر الأساسية في عملية التواصل وتساعد على اتمامها بشكل جيد، وتتألف هذه القائمة من:
1. الوضوح “Clear ”
يجب أن يكون الأشخاص واضحين حول الهدف أو الرسالة التي من أجلها يقومون بالتواصل مع الأخرين، ويمكنهم القيام بذلك عبر الحد من عدد الأفكار في كل جملة بطريقة لا يحتاج فيها المتلقي من قراءة مابين السطور لفهم الهدف من الرسالة.
2. الايجاز “Concise ”
يفضل أن يقوم المرسل باختصار الكلمات قدر الإمكان، وحذف جميع الكلمات غير الضرورية من النص، وتجنب إعادة الأفكار لأكثر من مرة واختصار الرسالة بأقل عدد ممكن من الأسطر.
3. الواقعية “Concrete ”
تساعد الرسالة الواقعية والملموسة على تشكيل صورة واضحة لدى المتلقي، وكلما عبرت الرسالة عن صورة مليئة بالحيوية وتحتوي على تفاصيل حيّة فهي توصل رسالة واضحة قابلة للتطبيق بالنسبة للمتلقي.
4. اللباقة “Correct ”
يجب أن يكون التواصل عبر الوسائل الصحيحة والتي تناسب المتلقي، كما أن التواصل اللائق يشمل القيام بالتواصل من دون ارتكاب أي أخطاء سواء تقنية أو لغوية.
5. الترابط “Coherent ”
يجب أن تكون الرسالة متماسكة بحيث ترتبط الأفكار ببعضها البعض وبالموضوع الرئيسي للرسالة، وتجنب وجود أكثر من موضوع واحد وذلك من أجل ايصال الهدف المحدد من الرسالة.
6. التكامل “Complete ”
يجب أن تحتوي الرسالة على جميع المعلومات التي قد يحتاجها المتلقي ليكون على إطلاع بكافة التفاصيل اللازمة لاتخاذ كافة الإجراءات عند الضرورة.
7. الكياسة “Courteous ”
يجب أن يقوم المرسل بالحفاظ على التهذيب والكياسة في رسالته، وتجنب كتابة أو لفظ الشتائم الصريحة أو الخفية، بالإضافة إلى الحفاظ على نغمة لطيفة والابتعاد عن عناصر السلبية والعدوانية.