الاختصار في الكلام يأتي من التحضير المسبق للأفكار وتنظيمها

تستطيع أن تصل إلى مستوى جيد من الاختصار في الكلام والإيجاز في الحديث وفي نفس الوقت تصل إلى هدفك والنقاط التي تسعى لها بشكل سريع وقوي، كل ذلك من خلال اتباع أسلوب يعتمد على الإعداد المسبق والتحضير لما سوف تقوله أو تعرضه على مستمعيك. ومن ثمّ لن تدفع من يستمع إليك إلى الملل وعدم الانتباه والتشتت مع حديثك التفصيلي الطويل أو المعقد. فقط من خلال التنظيم والتخطيط المسبق يمكنك فعل ذلك. فسوف تجد أن حديثك عن موضوع ما سوف يكون أكثر وضوحًا وأنك قادر على الاختصار في الكلام عندما تعتمد على تحديد النقاط العامة وكذلك تحضير رسومات وخرائط فكرية موجزة من شأنها أن تعمل على تنظيم وتبسيط عرض المعلومات والبيانات التي تقدمها وتعبر عنها.
ابدأ أولاً في حديثك من خلال مقدمة مختصرة وبسيطة. تحتوى هذه المقدمة على نظرة سريعة وإجمالية إلى الموضوع الذي سوف تتناوله. وكذلك قم بطرح الإشكالية أو السؤال المركزي أو الرئيسي للموضوع وأيضًا الأسئلة الفرعية التي سوف تناقشها. وعندما تقوم باختيار العناوين الرئيسية أو الفرعية التي ستقوم بتفصيلها، عليك أن تجعلها عناوين جذابة ولافتة للانتباه بحيث تجعل المستمع في حالة من الانتظار والترقب لما سيستمع إليه داخل هذا المحتوى التالي. يمكنك أن تبدأ بعد ذلك في العرض المفصل للموضوع، مع من يستمع إليك سواء كان فرداً أو أكثر. يتم ذلك بعد أن يلتفت إليك الشخص ويكون جاهزاً لكي يستمع ويركز في حديثك. قم أولاً بتوضيح السبب الأساسي الذي يدفعك لهذا الحديث أو مقابلة هؤلاء هذا الشخص، وما علاقته بالمعلومات التي سوف تقدمها وأهمية الموضوع نفسه. ثم ابدأ في عرض المعلومة الرئيسية التي تود إيصالها للمستمع. وعندما تصل إلى نهاية حديثك، قم بعرض موجز ختامي يوضح ما تحدث عنه لكن في صورة خطوط عريضة ومحددة. ثم قم بذكر المهام المطلوب تنفيذها في المرحلة المقبلة، لكي يتم إنجاز ما تم عرضه والتحدث عنه. وعليك أن تستعد لاستقبال أسئلة واستفسارات المستمعين عن الموضوع الذي تحدثت فيه. ويفضل أن تتوقع هذه الأسئلة بشكل مسبق وتجهز إجابات قبل أن تبدأ.
ومع تطبيقك لهذا الأسلوب بشكل دائم ومستمر، بحيث تتحدث دائمًا انطلاقًا من تحضير وتنظيم وتجهيز مسبق لما سوف تقوله، فإنك سوف تجد تقدم سريع في طريقة عرضك وإيجازك و الاختصار في الكلام ، ومن ثم تصل لهدفك عن طريق أقصر الطرق الممكنة.