الخطوات اللازمة لمراجعة العمل مع الموظفين أو شركاء العمل

ما هي مراجعة العمل بالضبط؟
مراجعة العمل تعني في الأساس أن تنظر في العمل المقدم إليك من الموظفين، وتتأكد من أن النتائج التي حصلت عليها منهم توافق النتائج المرغوب تحقيقها من الأساس في العمل.
من هذا التعريف يمكننا أن نضع العناصر الرئيسية والتي تضمن لنا أن المهمة سوف يتم تنفيذها بالشكل الصحيح. هذه العناصر كالتالي: الدليل، الشخص الذي يقوم بتقديم الدليل، الطريقة التي يقوم الشخص بتقديم الدليل بها.
فإذا تم التحقق من هذه العناصر ووجودها كما هو مطلوب، يمكننا أن نقول أن عملية مراجعة العمل تمت بشكل صحيح.
ولكن السؤال هنا كيف يمكننا التحقق من هذه العناصر؟ هذا ما سوف نبدأ في الإجابة عليه في الفقرات التالية، حيث أننا سوف نتحدث عن كل عنصر بصورة أكبر، حتى نصل إلى مرحلة التأكد من أن مراجعة العمل سليمة مائة في المائة.
الدليل
الدليل هو العنصر الأهم ضمن مراجعة العمل التي نريدها، لأنه على الرغم من أهمية الدور الذي يؤديه الشخص المراجع، إلا أن المحور الرئيسي للنجاح هو الدليل.
ببساطة الدليل وجودته هو ما يضمن لنا تحقيق النتائج التي نرغب فيها، لأن المراجع قد يؤدي دوره بشكل سليم، لكن النقص في جودة الدليل يؤدي إلى أن العمل لا يحقق النتائج التي نرغب فيها، وهذا ما يجعلنا نتحدث عن أهمية الدليل كعنصر رئيسي لضمان أن مراجعة العمل عملية صحيحة، تحقق لنا النتائج التي نريدها.
يأخذ الدليل أكثر من صورة بالطبع، وفي الأغلب يجب علينا الجمع بين كل هذه الأنواع.
الدليل الأول هو استخدام الصور التوثيقية للفاعليات، فمثلًا لو كان الهدف من مهمة معينة هي الوصول إلى مئة فرد، فيتم تقديم الصور التي تؤكد وجود هذا العدد فعلًا.
وبدرجة أقل من الصور في الاستخدام نظرًا لصعوبة الحصول عليها في بعض الأحيان، يأتي تصوير الفيديوهات والأفلام الوثائقية.
كذلك هناك نوع شائع من الأدلة يستخدم في مراجعة العمل هو الاعتماد على الاستبيانات، وهي مجموعة من الأسئلة التي يتم طرحها على الأفراد، وبناءً على إجاباتهم يتم تحديد مدى ملاءمة النتائج التي نحصل عليها بالنتائج الأساسية المطلوبة.
مُقدم الدليل
مُقدم الدليل هو الجزء الثاني لنجاح مراجعة العمل بالدقة التي نريدها.
يمكنك أن تعتمد على شخص ليقوم بتقديم الأدلة بناءً على المعايير التي تحددها له، والتي ترى أنها تلائم احتياجاتك. وعملية وضع المعايير ليست عملية سهلة، لأنها تحتاج إلى أن تملك فهمًا كبيرًا لعملك وللكيفية السليمة لتقييمه، وهذا ما يدفع البعض أحيانًا إلى الاستعانة بأشخاص متخصصين لفعل ذلك.
ولكن نحن هنا نتحدث عن اعتمادك على نفسك لفعل هذا الأمر، فبالتالي عليك أن تتعلم وضع المعايير السليمة لإتمام عملية تقديم الأدلة، وأن تخبر بها الشخص الذي يمكنه أن يفعل ما تريد بالضبط.
لكن عليك أن تعرف بأن مراجعة العمل من خلال أشخاص آخرين ليست دائمًا الخيار الأفضل، ليس تقليلًا ممن يفعل ذلك، ولكن لأنك تحتاج في بعض الأحيان أن تتأكد من الأمور بنفسك، بحيث تصبح على قناعة أكبر بالنتائج التي تحصل عليها.
أما الشخص الذي سوف تعتمد عليه ليفعل ذلك، فإنه يجب أن يتمتع ببعض الصفات، من بينها النزاهة والثقة، لأنك سوف تعتمد على حكمه لتقييم أداء المؤسسة. فإن أخبرك بنتائج خاطئة، من المتوقع أن يؤثر هذا على عملك بشكل كامل. وأيضًا قد يرغب البعض أحيانًا في ألا يخبروك بالنتائج الصحيحة من مراجعة العمل نظرًا لوجود بعض الخلل لديهم، فيطلبون ذلك من الشخص، لهذا يجب أن يكون الشخص قادرًا على تنفيذ ما تريد، وألا يتأثر بما يقوله هؤلاء تحت أي ظرف.
وبناءً على ما ذكرناه فإن تقديم الأدلة هنا يصبح معتمدًا على نقطتين: شخص تثق في حكمه يفعل ذلك خلال فترات دورية، مثلًا كل ثلاثة شهور. وأنت بنفسك، خلال فترة دورية أكبر، مثلًا كل ستة شهور. فمن خلال هذا المزيج يمكن للعمل أن يتحسن أكثر، وأن تضمن أن عملية مراجعة العمل تحدث بأكبر دقة ممكنة.
طريقة تقديم الدليل
الآن بعد أن تحدثنا عن الدليل وعن الشخص الذي سوف يقدم الدليل، بقي لنا العنصر الأخير، ألا وهو طريقة تقديم الدليل، وهو عنصر لا يقل أهمية عن بقية العناصر.
توجد طرق مختلفة يمكن الاعتماد عليها، أولها هي التقارير المكتوبة والمصورة التي يجهزها الشخص ويرسلها إليك بالبريد الإلكتروني مثلًا، وتعتبر الطريقة الأكثر شيوعًا، وتحتوي على قدر من الدقة، لأن التقارير المكتوبة أنت تضمن وجودها فيما بعد، وبالتالي فإن نتائج مراجعة العمل لن تتأثر بنسيانك لأي معلومة مثلًا، بل إنك تعتمد على معلومات مدوّنة.
كذلك يمكن الاعتماد على المكالمات الهاتفية لنقل المعلومات، لكن هذه الطريقة لا أفضلها دائمًا، لأن الكلام في الهاتف قد يكون غير فعّال وقابل للنسيان أو التأثر، وهذا ما يجعلني أفضل الطريقة الأولى.
وهناك طريقة المقابلات الشخصية، وهي أن يلتقي الشخص مقدم الدليل معك للحديث حول النتائج، لكنها الطريقة التي تأخذ أكبر قدر من الوقت منك.