على أي حال فإن كامل الغرض من نظام معلومات الزبون هو إتاحة أكبر قدر ممكن من المعلومات لكل من يحتاج إليه ، وتقاسم المعلومات هو جزء لا يتجزأ من ثقافة المؤسسة المنفتحة الموصوفة في الفصل السادس .
المعلومات في النظام سوف تصبح في نهاية الأمر متخلفة . ذلك أن العمل المتوقع للمعطيات سيتغير ، ولكن المعطيات سوف يستغنى عنها إن عاجلاً أو آجلاً . ومالك كل شريحة من المعطيات يقرر متى تكون المعطيات قد استنفدت غايتها ويهيئ لإزالة هذه المعلومات من النظام . ومالك المعطيات قد يختار تاريخاً للاستغناء عنها هو تاريخ إدخالها أصلاً في النظام ، أو أنه سيراجع المعلومات دورياً ليقرر متى يجب إزالتها . في كلتا الحالتين ، التهيئة لإزالة معلومات تحمل تواريخ معينة هي جزء هام وضروري من تصميم النظام .
زبائن نظام معلومات الزبائن :
إن نظام معلومات الزبائن ، شأنه شأن دائرة أنظمة المعلومات ، هو وظيفة لتقديم خدمات . ومهمة هذا النظام هي إتاحة معلومات الزبائن لكل من يحتاجها في الشركة ، بسرعة وسهولة ، والذين يستفيدون منه في النهاية هم زبائن نظام معلومات الزبائن . وإليهم يعود أمر قياس وتقدير مدى استجابه لحاجتهم إلى المعلومات وسهولة وصولهم إليها .
حواجز نظام معلومات الزبون :
إن حواجز عديدة تجابه الشركات لدى تخزينها معلومات الزبائن . معظمها ناجم عن حجم الشركة ، ونظامها الوظيفي ، وثقافتها ، ومن الجلي أن الشركة الكبيرة المتعددة الأقسام تجد صعوبة أكبر في تجميع عشرات من سجلات الزبائن ومئات من المواقع ، أكبر من الصعوبة التي تواجهها شركة صغيرة ذات موقع واحد وموجوعة واحدة من العاملين في المبيعات .
