الاجتماع في موقع بعيد : تكون جلسات التخطيط أكثر فاعلية عندما تعقد بعيداً عن المكان المعتاد للعمل التجاري الذي تمارسه الشركة . وهذا لا يعني بالضرورة أن يستقل المجتمعون طائرة الشركة إلى مدينة أسبن . إن فندقاً محلياً أو مركزاً لعقد المؤتمرات يفي بالغرض . ذلك أن الابتعاد عن الموقع المعتاد للشركة يخفف من تكرار مقاطعة الاجتماع ويقلل من احتمال أن يحاول أعضاء مجموعة التخطيط ممارسة أنشطتهم المعتادة خلال الاستراحة لاحتساء القهوة . إن ابتكار خطة للتحسين هو أمر هام ويستحق أن ينال اهتماماً كاملاً من الجميع . وهذا يعني أيضاً توفر الوقت الكافي لإنجاز المهمة . إن معظم مجموعات العمل ترى أن جلسة التخطيط الأولية تتطلب ما بين يومين وثلاثة أيام .
استخدام جدول أعمالك لابد من وضع جدول للأعمال قبل انعقاد أول اجتماع للتخطيط وتوزيعه على المشاركين مسبقاً . عندها يكون التقيد بجدول الأعمال . وهذا يبدو أمراً أساسياً ، ومع ذلك تحاول مجموعات كثيرة أن تقوم بالتخطيط في بيئة خالية تماماً من الشكليات .
