إن جدول الأعمال يحدد ما هي عملية التخطيط ويساعد المسهل على إبقاء الاجتماع مستمراً على الطريق المرسومة له . ويبدأ جدول الأعمال بصورة عامة باستعرض مضمونه وعملية التخطيط التي ستتبعها المجموعة ويتضمن أيضاً البحث في المحفز ، أي في الحدث الذي أوجد الحاجة إلى عملية التحسين . ولابد من مراجعة المعلومات التي جمعت بمساندة الخطة .

تحديد المشاكل : الخطوة التالية هي تحديد المشاكل التي يقصد من عملية التحسين أن تحلها والفرص التي ستعالجها . وإلى الحد الممكن يجب إعطاء قيمة لكل مشروع مستقبلي . العاملون في الشؤون المالية يتوقعون أن تكون هذه القيمة بأرقام من الدولارات . ولكن ليس من السهل أن يتخذ كل تحسين شكلاً كمياً .على سبيل المثال ، ما هي القيمة المالية لإعطاء عمال المبيعات البعيدين القدرة على الاتصال بعضهم مع البعض الآخر وتقاسم المعلومات والأفكار ؟

انتقاء المشاريع : بإمكان فريق التخطيط الآن أن ينتقي المشاريع المحددة التي يريد البدء بها . وإضافة إلى التفكير في القيمة الاقتصادية ، يمكن أن تبنى الأولويات على أساس التأثير المحتمل على رضا لازبون وولائه ، ورضا المستخدم ، وسهولة التنفيذ ، والموارد المتاحة . وإنها لفكرة جيدة أن توضع خطة لترتيب الأسبقيات قبل البدء في عملية التخطيط وقبل دراسة المعلومات الخاصة بكل مشروع مقترح . هذه المقاربة تساعد على استبعاد العواطف عند تحديد الأولويات .