- دمج المراسلات
المقصود بالدمج البريدي
إذا طلب منك المدير إرسال خطاب إلى أحد العملاء تخبره عن طرح كتاب جديد يشرح برنامج Word الشهير وتطلب منه تعبئة النموذج الخاص بطلب الكتاب في حالة رغبته في شراء الكتاب. إلى هنا لا توجد مشكلة في كتابة الخطاب وطبعه وإرساله. ولكن ماذا ستفعل إذا طلب منك المدير إرسال خطابات إلى جميع عملاء الشركة في جميع أنحاء الجمهورية تخبرهم عن طرح الكتاب الجدي بالأسواق وتطلب منهم تعبئة النموذج المرفق في حالة الرغبة في شراء الكتاب.
ليس من المعقول أن تجلس وتكتب مئات أو آلاف الخطابات إلى العملاء خصوصاً إذا كان نص الخطاب واحد في جميع الخطابات التي سترسلها. إذن ما هو الحل؟؟؟ الحل هو استخدام الدمج البريدي الذي سنشرحه في هذا الدرس.
يستخدم الدمج البريدي في الأغراض الآتية:
- كتابة رسائل نموذجية Letters.
- طباعة المظاريف أو المغلفات Envelopes.
- طباعة الملصقات أو بطاقات العنوان البريدية Labels.
- رسائل بريد إلكتروني E-mail Messages.
- كتالوجات Directory.
تحتاج عملية الدمج البريدي إلى أن يكون عندك مستند يشتمل على البيانات الثابتة مثل الأسماء والعناوين وأية بيانات تراها ضرورية في الخطاب، وهذه تختلف من عميل لآخر ويسمى مستند البيانات أو Data Document يمكن أن يكون مستند البيانات قائمة أو جدول موجوداً عندك أو قائمة اتصالات موجودة في برنامج Outlook أو مستند تقوم بكتابته أثناء تشغيل المعالج ويساعدك المعالج من خلال خطوات سهلة على كتابة الخطاب بواسطة دمج الحقول الموجودة في قائمة البيانات.
فيما يلي سنتعرف كيف تنشئ مستند لقائمة أو جدول للبيانات ثم كيف تستخدم المعالج للحصول على نموذج الخطاب.
