تجهيز تفاصيل الاجتماع Working Out Meeting Details
كما أوضحنا في الفقرة السابقة، بعد الانتهاء من التجهيز أو التخطيط للاجتماع، ستظهر النافذة كما في شكل 3-3 وكل ما علينا عمله هو استكمال تفاصيل الاجتماع، ومن ثم سيتيح لك Outlook توجيه دعوات للأشخاص المفترض أن يحضروا هذا الاجتماع.
لاستكمال تفاصيل الاجتماع الذي قمنا بالتحضير له، قم بإتباع الخطوات التالية:
- لاحظ أن أسماء المدعوين قد ظهرت أمام خانة To.
- اكتب موضوع الاجتماع أمام خانة Subject.
- اكتب مكان الاجتماع أمام خانة Location.
- يمكنك تعديل موعد بدء الاجتماع وموعد انتهائه.
- يمكنك تعديل الوقت المطلوب قبل الاجتماع للتنبيه.
- في مربع النص يمكن كتابة نص إضافي حول موضوع الاجتماع.
- عندما تكتمل كافة البيانات، انقر الزر Send، وسوف يقوم Outlook بإرسال دعوة بالبريد الإلكتروني إلى كل اسم ورد في قائمة الحضور، قم بعد ذلك بإغلاق النافذة Meeting وستظهر رسالة للتأكيد على حفظ التغيرات اختر منها ما تشاء، سيتم إغلاق النافذة وتعود إلى نافذة Calendar.
في حالة وجود خطأ في الدعوة يمكنك إلغاؤها حتى بعد إرسالها. من النافذة Meeting. انقر على زر Cancel Invitation الموجود بالمجموعة Actions وسيقوم Outlook بإلغاء الدعوة.
