من الممكن دراسة وتخطيط مشروعات ذات حجم كبير وعلى درجة كبيرة من التعقيد في يوم واحد فقط. إنني أقول ذلك من واقع تجربتي ولأنني أطبق هذا الأسلوب منذ فترة طويلة دون أن يفشل يوماً معي على الإطلاق. وقد تكون أكثر الطرق فاعلية للقيام بذلك التعجيل بالمشروع. ( في الحقيقة لا تتم دراسة المشروع والتخطيط له فحسب وإنما يتم البدء فيه في نهاية اليوم).

إذا لم تقم بدراسة المشروع والتخطيط له في يوم، فما بديل ذلك؟ إن الأمر يشبه الشكل الوارد في الصفحة التالية.

قد تحتاج هذه العملية لأسابيع أو أشهر أو حتى أيام في بعض الحالات.

ولكن، كبديل لكل ذلك، يمكنك دراسة المشروع والتخطيط له في يوم واحد واحد. فإذا راقت لك الفكرة، فسوف نوضح لك فيما يلي كيفية القيام بذلك:

1   تحديد جميع الأشخاص الذين سيتأثرون بالمشروع؛ وهم الأطراف المعنيون، حيث تظهر كل ذلك في خطتك التي تستغرق يوماً واحداً.

2   إيجاد يوم يمكن دراسة جميع الاحتياجات فيه، وأوضح أنك سستعامل مع هذا اليوم على أنه اليوم الأول من مشروعك.

3   اجعلهم يقومون ببعض الاستعدات مقدماً. وأرسل لهم مذكرة بجوار الأسطر الوضحة لاحقاً.

1   تحديد الاحتياجات/ المتطلبات/ المشكلات.

2   كتابة الاقتراحات/ دراسات الأعمال/ المعايير.

3   مراجعة المستندات من قبل الأطراف المعنيين وإبلاغ معدها بالتعديلات المطلوبة.

4   تحديث المستندات، وتسوية العديد من الأمور عن طريق رسائل البريد الإلكتروني/ الهاتف/ الاجتماعات.

5   تكرر النقطتين 3 و4 عدة مرات حتى يتم الوصول في النهاية…

6   الاتفاق على ما سيتم القيام به.

7   يوكل شخص بعمل الخطة.

8   تتم كتابة الخطة.

9   تتم مراجعة الخطة من قبل شخص/ جميع الأطراف المعنيين وإبلاغ كاتبها بردود أفعالهم.

10  تحديث الخطة وتسوية العديد من المسائل/ الاختلافات عن طريق رسائل البريد الإلكتروني/ الهاتف/ الاجتماعات.

 

11   تكرار النقطتين 3 و4 عدة مرات حتى يتم الوصول في النهاية…

12   الاتفاق على ما سيتم القيام به.