رسالة رسمية عبر البريد الإلكتروني

كتابة رسالة رسمية على شكل بريد إلكتروني هو أمر هام جدًا معرفته وهذا لعدة أسباب أهمها أن البريد الإلكتروني في الوقت الحالي هو وسيلة التواصل الرسمية الأسرع والأدق والأفضل بين الشركات في كل العالم، ولذلك على معظم الذين يودون العمل في المجال الخاص معرفة كيفية التعامل مع البريد الإلكتروني وكتابته بصورة تجعل من الرسالة لبقة وتؤدي في نفس الوقت غرضها.
عنوان البريد الإلكتروني للمُرسل إليه
لو سيقوم أحدهم بإرسال رسالة عمل، عليه أن يقوم في البداية بكتابة البريد الإلكتروني صحيح في خانة البريد الإلكتروني المُرسل إليه، ويُرجى ملاحظة جميع الحروف بشكل صحيح، ونوعية البريد، وصلاحية البريد، لأنه في حالة حدوث أي خلل في حروف البريد لن يتم إرسال الرسالة، بل ستظهر رسالة إلكترونية تفيد بأن الرسالة لم تُرسل بعد، وأن هناك خطأ على المرسِل تجنبه حتى يستطيع إرسال الرسالة.
موضوع الرسالة
أسفل خانة العنوان الإلكتروني هناك خانة في هيئة مستطيل، هذه الخانة يُكتب فيها موضوع الرسالة، بمعنى أبسط، لو الرسالة بهدف التقدم على عمل، يُكتب في عنوان الرسالة (التقدم لوظيفة “…”)، أو لو كانت عبارة عن تقرير شهري، يُرسل العنوان (تقرير شهري عن..)، وهكذا، موضوع الرسالة أيضًا سيفيد في شيء آخر، وهو أنه سيسهل البحث في الرسائل المُرسلة، ويمكن البحث عن الرسالة عن طريق كتابة عنوان موضوع الرسالة، أيضًا هذا العنوان سيساعد المُرسل إليه في فهم فحوى الرسالة وفلترتها بمجرد النظر إلى العنوان من الخارج، وبذلك يتم التأكد من وصول الرسالة وفهمها سريعًا.
موضوع رسالة البريد الإلكتروني
لو كانت رسالة تقدم لعمل لأول مرة، فلا يُفضل أبدًا إرسال رسالة بريد إلكتروني فارغ مُرسل فيه السيرة الذاتية في ملف وورد فقط، هذا الخطأ رائج بعض الشيء، لقلة الخبرة في كتابة رسالة رسمية عن طريق البريد الإلكتروني، بل يُفضل أن تتم كتابة كلمة “مرحبًا” بالعربية، أو Hello بالإنجليزية ثم فصلة بالعربي، أو كومه بالإنجليزية، ثم ترك مسافة سطرين عن طريق الضغط على زر Enter، بعدها تتم كتابة محتوى تلخيصي للرسالة، مثل: الاسم ثلاثي، والمؤهل الدراسي، والإمكانيات، في صورة جُمل سريعة، وضروري أن تلفت نظر المُرسل إليه لوجود ملف سيرة ذاتية متكامل، بعدها يمكن ختام الرسالة بتحية بحسب ما يناسب المُرسل إليه.