زيادة معدل الكفاءة يبدأ بصياغة أهداف واضحة وخطة جيدة

عندما يضيق علينا الوقت والعمل وما ينبغي أن نقوم بإنجازه، حينها يتطلب الأمر منا أن نقف ونعيد ترتيب أوراقنا بشكل واضح ومحدد وإلا سوف نشعر بالتشتت والضياع في المهام الكثيرة العالقة بنا. وتعتبر صياغة أهداف واضحة هي أولى الخطوات الضرورية من أجل السيطرة على ضعف وقلة الإنجاز والإنتاج وبالتالي يزداد معدل الكفاءة . فلا يمكنك أن تتحرك في أي اتجاه دون أن يكون ماثلاً أمامك هدف واضح ومباشر. فحينما تعرف النقطة أو المهمة التي تريد تحقيقها أو الوصول إليها، فإن هذا يمثل نصف الطريق الذي عليك أن تقطعه.
وتعتبر أفضل طريقة لصياغة أهداف واضحة هو أن تقوم بتدوينها بشكل مكتوب بدلاً من أن تتصورها بذهنك فقط. فاليد تتذكر هي أيضًا عندما تكتب شئ، وكذلك العين تتذكر حينما ترى ما تكتبه، فعليك استغلال هذا الأمر. إن من يستطيع زيادة معدل الكفاءة اليومية وتحقيق إنجازات ونتائج أكبر عن الآخرين، بشكل مضاعف، هم الذين يقومون بتدوين أهدافهم بشكل مكتوب وهذا يساعد كثيراً في ضبط الوقت والتحكم فيه. وحينما تضع أهدافك، قم بتقسيمها إلى أهداف ومهام بسيطة ومحددة بحيث يمكن تنفيذها من خلال تخطيط جيد يتم في نقاط وخطوات واضحة ومحددة. وبالتالي سوف ينتج عن إنجازك لتلك الأهداف البسيطة والمقسمة مستوى عالي من التحفيز الذاتي لديك لأنك ستتمكن من قياس الشوط الذي قطعته في طريقك. فكل مهمة تقوم بتحقيقها سوف تدفعك نحو إنجاز المزيد من المهام المتبقية. ومن خلال وضع قائمة من المهام والأهداف التي تلتزم بإنجازها، فسوف تجد أن معدل الكفاءة وإنجازك للأهداف يتطور ويتحسن بشكل ملحوظ. لذلك يمكنك أن تتبع أسلوب التركيز على تحقيق وإنجاز أهم هدفين فقط في قائمة تحتوي على عشرة أهداف، وهو أسلوب يعرف بمبدأ (80% / 20%). فليس مهماً أن تقوم بإنجاز المهام الكثيرة السهلة غير الضرورية، بل الأهم هو أن تنجز الأمور الهامة حقًا والتي تمثل 20%، عندها ستتمكن من توفير الكثير من الوقت والمجهود والتركيز على الأهداف الهامة فقط.