شروط كتاب خطاب

من شروط كتابة الخطاب ما يلي[٢]:
الدقة والوضوح في ألفاظ الخطابات وأفكارها.
المصداقية في كتابة المعلومات في الخطاب.
البعد عن المحسنات الشعرية البديعة، والألفاظ الأدبية، والصور، والالتزام بالموضوعية.
الإيجاز في المعنى بصورة غير مخلة، وهي واحدة من أهم صفات الكتابة الوظيفية.
الأسلوب التقريري المقنع، والبعد عن العواطف الشخصية.
عندما يصل رد على أحد الخطابات السابقة، فإنه يجب الإشارة إلى الخطاب بتاريخه، ورقمه، وموضوعه.
مراعاة تسلسل الأفكار وتقسيمها، والانتقال إلى الفكرة الثانية بعد الأولى مباشرة.
عندما يصل رد على إحدى الرسائل التي تحتوي على عدد من الأفكار، يجب أن يتضمن الرد على جميع النقاط بالترتيب، حسب ورودها في الخطاب الأصلي.