2. فرز السجلات

الفرز معناه ترتيب السجلات في جدول البيانات ترتيباً تصاعدياً أو تنازلياً وفق مجيئها في حقل معين. والفرز التصاعدي معناه إظهار السجلات بترتيب الأصغر فالأكبر، بعبارة أخرى من الألف إلى الياء في حالة البيانات الحرفية أو من صفر إلى 9 في حالة البيانات الرقمية. أما الفرز التنازلي فمعناه إظهار السجلات بترتيب الأكبر فالأصغر، بعبارة أخرى من الياء إلى الألف في حالة البيانات الحرفية أو من 9 إلى صفر في حالة البيانات الرقمية.

الفرز الذي سنشرحه هنا فرز سريع أي تظهر نتائجه على الشاشة فقط، ولكن ترتيب السجلات داخل جدول البيانات يبقى كما هو، عندما تفتح جدول البيانات في المرة القادمة سجد السجلات بترتيبها الأصلي.