كيفية كتابة خطاب

يتكون الخطاب الرسمي من أجزاء أساسية، تتكون من رأس الخطاب أو الترويسة، والعنوان الداخلي، والاستهلال، ومتن الخطاب، والخاتمة، والتوقيع، وهناك قواعد يجب الإلتزام بها عند كتابة هذه الأنواع من الخطابات، منها كتابة التاريخ، وكتابة الاسم، وكتابة الوظيفة للمخاطب، وكتابة اسم الجهة التي يمثلها، ووكذلك كتابة التحية في البداية، والخلاصة للموضوع، وتفاصيل الموضوع، والتحية في الخاتمة، وأيضًا اسم المرسل، وتوقيعه، وعنوانه، ولكتابة خطاب هناك أمور يجب مراعاتها، منها[١]:
يجب بدايةً تحديد أو معرفة نوعية الخطاب المرسَل إن كان رسميًا أو لا، والخطاب الرسمي هو الذي يُرسَل إلى جهة حكومية محددة، أو إلى مدير معين، أو إلى جهة أكاديمية، أو إلى أي شخص يُرتبط به بعلاقة مهنية، في حين يكون الخطاب غير رسمي إن أُرسِل إلى المدير الحالي، أو إلى واحد من الزملاء في العمل الذين لا يرتبط معهم المُرسِل بعلاقة اجتماعية مهما كانت، أو إلى شخص غير معروف بالنسبة للمُرسل بالشكل الأمثل.
يجب تحديد الوسيلة التي سترسل الخطاب بها، ففي الخطاب الرسمي من الأفضل أن يُرسل بالبريد العادي، أمّا إن كان الخطاب مستعجلًا، ففي هذه الحالة، أو في حالات أخرى محددة، من الممكن إرساله عن طريق البريد الإلكتروني.
استخدام ترويسة رسمية مناسبة للخطاب، فلو كان المرسل مثلًا شركة تجارية؛ فإن الخطاب يروّس بالصيغة الرسمية، كما من الممكن تصميم الترويسة بصورة جيدة، واحترافية عن طريق استخدام البرامج الحاسوبية المختلفة، أما إن كان القيام بذلك صعبًا، فبالإمكان الاكتفاء بذكر العنوان في الأعلى، مع ضرورة أن يُراعى ترتيب تفاصيل العنوان؛ إذ يبدأ العنوان بذكر اسم الشارع، ثم اسم المدينة، ثم الرمز البريدي، بحيث يُكتب كلُّ في سطرٍ على حدة.
بعد كتابة العنوان يُكتب التاريخ تحته بمسافة مناسبة، أمّا إن اضطر المرسل إلى أن يرسله بالبريد الإلكتروني، فلا يوجد داع لكتابة التاريخ، لأنه سيضاف تلقائيًا.
كتابة اسم الجهة أو الشخص المرسل إليه، مع ذكر اللقب؛ فتضاف الألقاب العلمية قبل الاسم للذين يحملون الدرجات العلمية العليا والعملية مثل لقب المهندس، والدكتور، والخبير، والمحاسب، والمستشار، وغيرها، وتضاف للعسكريين الألقاب والرتب قبل الاسم حسب آخر رتبة عسكرية.
البدء بالتحيّة مثل كتابة تحية طيبة.
إن كان المرسل إليه شخصية اعتبارية، يُبدأ الخطاب بكتابة عبارة (إلى من يهمّه الأمر).