كيف تتعامل مع عملية كتابة التقارير باختلاف أنواعها؟

كما أشرنا في الفقرات الماضية إلى أن عملية كتابة التقارير يوجد لها أنواع مختلفة، فإن لكل نوع طريقة معينة في كتابته، حتى وإن اتفقت العناصر الخاصة بالتقرير، لكن يتم التركيز على أجزاء معينة طبقًا لكل نوع. التقارير الخاصة بالاجتماعات يكون التركيز على ذكر عدد الحضور وأسماء كل فرد منهم، وكذلك المهام المطلوب من كل شخص أن يؤديها بشكل واضح، بحيث يكون كل فرد على دراية كاملة بالمطلوب منه. ويتم التركيز كذلك على ذكر تفاصيل الاجتماع الهامة.
أما كتابة التقارير الخاصة بالمهام، فالتركيز فيها يكون معتمد على ذكر المهام التي تم تأديتها، وكذلك ذكر النتائج التي تم الحصول عليها من المهمة، فهذا النوع من التقارير نحتاجه للتأكد من أننا نؤدي المهام المطلوبة منّا بشكل صحيح، وفي الختام نذكر إن كانت هناك مهام أخرى مرتبطة بالمهمة التي تم تأديتها أو لا، مع وجود الصور التي توثق المهمة. يفضل كذلك ذكر أسماء الأشخاص الذين شاركوا في المهمة، مع ذكر الدور الذي قام به كل فرد من هؤلاء، حتى نتأكد من معرفتنا بأن كل شخص يمارس تخصصه في العمل أو لا.
آخر نوع سنتحدث عنه هنا يحدث معنا كثيرًا في العمل، هو كتابة التقارير التي تخص الاتفاقيات. وهذا النوع يتكرر معنا كثيرًا باختلاف الاتفاقيات التي تتم، سواءً اتفاق على مهام معينة من داخل العمل، أو اتفاق مع جهات خارجية. وهنا يجب أن نتأكد من أن التقرير موجود به كل تفاصيل الاتفاق دون إغفال ذكر أي تفصيلة، وكذلك توضيح الدور المطلوب من كل طرف تنفيذه، وهذا ببساطة لأن الاتفاقات الشفهية، أو التي تتم عبر الهاتف، قد يسيء البعض فهمها، ومن ثم يتصرف بشكل خاطيء، أو حتى مستقبلًا ينكر أنه قال هذا الكلام من الأساس.
وبالتالي عند كتابة التقارير فإننا نذكر كل التفاصيل التي تخص الاتفاق، ويتم إرسالها إلى جميع أطراف الاتفاق، من هنا سوف نضمن ألا يحدث أي خلل في هذه الحالة، وكل شخص يعرف المطلوب منه بالضبط، وواجب عليه الالتزام به.