كيف تعقدين اجتماع عمل ناجح؟

الشعور بالضيق والضجر هو شعور طبيعي ينتاب الموظفات عندما يعلمن أنّ هناك اجتماعاً، فما يجول في أذهانهنّ ذلك الوقت هو ملل الاجتماعات وطول مدتها، بالإضافة إلى نظرتهنّ لعدم جدوى ومنفعة الاجتماعات، عندها يكون كل تفكيرهنّ «متى سينتهي الاجتماع؟» ليتنفسن الصعداء وتنفرج أساريرهنّ، وهذا الشعور الذي يتملك الموظفات يكون في كثير من الأحيان هو سبب فشل الاجتماعات؛ لذلك على قائدة الاجتماع، أن تنتبه للعديد من النقاط؛ حتى تحصل على اجتماع مميز وناجح وغير ممل؛ وخاصة إذا كانت قائدة الاجتماع لأول مرة تعقد اجتماعاً؛ ولهذا طرح «سيدتي نت» سؤاله، حول كيفية عقد اجتماع ناجح، ، على فيصل الكركراوي، خبير التنمية البشرية بالأكاديمية الدولية للتنمية الذاتية، الذي نصح باتباع النقاط التالية لاجتماع مثمر:
أولاً: أهمية الاجتماع
لا بد أن تحددي الهدف المنشود من هذا الاجتماع، وتسألي نفسك السؤال التالي: هل الهدف من الاجتماع لا يمكن أن يتم من خلال إرسال فاكس أو إيميل للموظفات؟ فإذا كانت لا توجد طريقة لتوصيل الهدف المرغوب من الاجتماع؛ حينها يعقد الاجتماع، ولا بد أن تحددي؛ هل الاجتماع سيكون عصفاً ذهنيّاً لإنتاج أفكار، ومشاورتهنّ فيها، أم سيكون الاجتماع لشرح خط إنتاج جديد أو عرض توصيات جديدة؟
ثانياً: تحديد موعد الاجتماع
بعدما تتأكدين من أهمية ووجوب عمل اجتماع، لا بد أن تحددي الوقت الذي سيبدأ به الاجتماع، ووقت الانتهاء منه، بالإضافة إلى اختيار اليوم الذي سيعقد فيه الاجتماع، وعليكِ أن تراعي ألا يكون الاجتماع في وقت متأخر من الليل.. وألا يكون الاجتماع في العطلات الرسمية، وأيضاً ألا تضعي الاجتماع في آخر ساعة من الدوام؛ فاختيارك لوقت الاجتماع، سيحدد من خلاله نشاط موظفاتك واندماجهنّ.
ثالثاً: إبلاغهن قبل الاجتماع
إذا حددتِ موعد الاجتماع؛ فعليكِ مباشرة أن تقومي بإبلاغهنّ بهذا عن طريق الإيميل، الفاكس، المحادثة الهاتفية، أو الرسالة النصية.
رابعاً: أجندة الاجتماع
عليكِ أيضاً أن تحددي أجندة عمل الاجتماع، من خلال كتابة المواضيع التي سيتم مناقشتها ومشاورتهنّ فيها، مع تحديد المدة الزمنية لكل نقطة سيتم طرحها فيه؛ لتحصلي على اجتماع مرتب ومنظم، وبعد تحديد كل هذا، اطبعي أجندة الاجتماع وأرسليها لهنّ قبل الاجتماع على الأقل بثلاثة أيام؛ حتى يتهيأن نفسيّاً ويستعددن بأفكار مبتكرة لطرحها في كل نقطة تم تحديدها بأجندة الاجتماع.
خامساً: تحضيرات يوم الاجتماع
تأكدي أنّ كل شيء تعتمدين عليه في اجتماعك جاهز؛ فلا بد أن تتأكدي من وجود أوراق وأقلام عند كل موظفة ستحضر الاجتماع، قومي بوضع أجندة الاجتماع لكل موظفة حتى تتابع معك النقاط التي تم الانتهاء منها.. إذا كنتِ ستعتمدين على عرض مصور أو فيلم وثائقي، تأكدي أنّ كافة الأجهزة الإلكترونية تعمل بشكل ممتاز، وتأكدي من الأسلاك والوصلات؛ حتى لا تضيعي جزءاً من وقت الاجتماع في إمكانية تشغيل عرضك.
سادساً: وقت الاستراحة
عليكِ أن تضعي وقتاً للاستراحة مهما كان الاجتماع مدته قصيرة؛ فالاستراحة ستنشط الحالة الذهنية للموظفات، ولا تنسي تقديم بعض الوجبات الخفيفة والعصائر وقت الاستراحة.
سابعاً: المشاورة والنقاشات
لا تجعلي الاجتماع كله من طرف واحد؛ أي من طرفك، اجعلي هناك نقاشاً مفتوحاً؛ حتى لا تمل الموظفات من كثرة التلقي والاستماع، شاوريهنّ واسأليهنّ؛ ليكون هناك تفاعل في الاجتماع، ولكن افعلي هذا بتنظيم؛ حتى لا تعم الفوضى في الاجتماع بسبب النقاشات الجانبية؛ فتضيع الفكرة، ولن تجدي مستمعات.
ثامناً: التسجيل الفوري
سجلي فوريّاً الأفكار التي خرجتِ بها أنتِ والموظفات من كل نقطة مسجلة في أجندة الاجتماع؛ حتى لا تنسيها بعد الاجتماع.
تاسعاً: الشكر والثناء
اشكري الحاضرات على الاجتماع الفعال، وعلى دورهنّ المتميز في الشركة، وعلى أفكارهنّ المبتكرة، واهتمامهنّ وحرصهنّ على العمل.
عاشراً: إرسال النتائج
لا تنسي إرسال النتائج التي توصلتنّ إليها خلال الاجتماع إلى طاقم العمل بأكمله، مع إرسال خطة العمل الجديدة التي تم الاتفاق عليها.