كيف يتكون محترفاً عند كتابة خطاب التوصية ؟

حدد الهدف من الخطاب
كما ذكرنا سابقاً خطابات التوصية تُكتب لعدة أسباب، سواء مهنية أو دراسية أو حتى شخصية، بالتالي يجب أن يُركز خطابك على الهدف منه كي يكون مفيداً للجهة التي ستُرسله إليها، على سبيل المثال، لو كان الخطاب جزء من السيرة الذاتية لأحد موظفيك أو متدربيك السابقين، فيجب أن يُركز على الجوانب التي تؤهله لها، كقدررته على العمل ضمن فريق والتعامل مع الضغوطات ..إلخ.
تعرف على الجوانب المطلوب توافرها في المتدرب
من المهم أن يكون لديك نسخة كاملة من الوصف الوظيفي أو الدراسي الذي ستكتب خطاب التوصية لأجله، كي تتمكن من فهم أبعادها بالكامل وتعرف ما الذي ينطبق علي المتقدم منها فتسعى لإبرازه، إن كنت تعرف مدير الجهة المعلنة فاتصل به أيضاً واسأله أن يشرح لك أبعادها جيداً.
تعرف على الشخص الذي ستكتب الخطاب لأجله جيداً
ربما تكون على معرفة جيدة بالشخص الذي طلب منك كتابة خطاب التوصية، لكن هل تعرف ما هي أهدافه وما يطمح إليه من الانضمام للوظيفة أو المنصب الشاغر هذا؟ هل تعرف طريقة تعامله مع المتغيرات والضغوطات من حوله؟ خذ بعض من وقتك وتحدث معه قليلاً، ولا تنسى تدوين كافة ملاحظاتك كي لا تنسى شيئاً، فخطاب التوصية سيؤثر على سمعتك المهنية كثيراً لو كان قائماً على معلومات خاطئة!
حدد الشكل العام للخطاب
خطاب التوصية كأي خطاب رسمي آخر يتبع نفس القواعد تقريباً، لكن بشكل عام هذه أهم النقاط التي يجب ذكرها فيه بالترتيب:
عنوان كاتب الخطاب متبوعاً بالتاريخ مكتوب بالأحرف وليس الأرقام على جانب الأيسر العلوي للخطاب.
أسفل ذلك على اليمين يتم كتابة أسم مستلم الخطاب أو الجهة الرسمية.
ابدأ خطابك بصورة رسمية ويُفضل استخدام الصيغة التالية “السيد/ …”
المقطع الأول من الخطاب
في البداية أشرح سبب كتابتك للخطاب ومدى علاقتك مع الشخص الذي تُوصي به، وكيف قابلته، ولا تنسى كتابك منصبك ومؤهلاتك الدراسية.
اكتب مؤهلات الشخص الموصى به بدقة
اذكر الأسباب التي تؤهل هذا الشخص للمنصب أو الوظيفة التي يسعى إليها بدقة مع ذكر أمثلة واضحة، فلا تقل مثلاً لقد كان مجتهداً في عمله! لكن قل أنه كان متخصص في بناء قواعد البيانات باستخدام برامج معينة، أو طور أساليبه الخاصة لإنجاز مهام معينة وابدأ في سرد هذه الأساليب.
ضع إنجازاته تحت الضوء
لا تذكر أن هذا الشخص ساعد زملائه في إنجاز العمل المطلوب منهم فقط، بل قل أنهم حاولوا طوال أسابيع الوصول للحل مثلاً، لكن أساليبه الفريدة مكنته من آداء دوره بأفضل طريقة ممكنة.
لا تُبالغ
لا تصنع من الموصى به بطلاً خارقاً وإلا ستؤذيه بخطابك، فحتى لو صدق مستقبل الخطاب ما كُتب فيه، سيضع توقعات عالية جداً ربما لا يستطيع أن يُحققها، بالتالي يخسر كل شيء! لذلك كن ضمن الحدود المعقولة دائماً.
لا تكتب عبارات مبهمة
كن واضحاً قدر استطاعتك في كل ما تكتب، لا تدع شيئاً لخيال مستقبل الخطاب، كذلك حاول أن تكون مختصراً ولا تسرد الكثير من الأحداث، في النهاية هذا مجرد خطاب توصية وليس قصة حياته، لكن هذا لا يعني أن تكتب عبارات مختصرة غير مفهومة، أو عناوين رئيسية فقط، وإلا سيبدو أنك لا تعرفه بالقدر الكافي كي تقدم توصية حقيقية.
10
اختم الخطاب بصورة احترافية
الفقرة الأخيرة من خطاب التوصية يجب أن تكون إيجابية قدر كي تؤكد على هدفك من كتابته مرة أخرى كأن تقول “أوصي مرة أخرى بشدة أن يتم تعيين “…” في هذا المنصب، ولو أردت مزيداً من المعلومات فلا تتردد في الاتصال بي.
11
وقع الخطاب
أخيراً قم بتوقيع الخطاب ولا تنسى كتابة وسائل الاتصال بك سواء هاتفك النقال أو البريد الالكتروني أو أي وسيلة أخرى.
12
أطلب من شخص آخر أن يُراجعه
لو لم تكن واثقاً من استيفاء خطابك لكافة الجوانب اللازمة، اطلب من شخص محترف أن يُراجعه، كأحد مديري التنمية البشرية، وتذكر أن الخطاب لا يخص الشخص الموصى به فقط، بل يخصك أنت أيضاً لذلك كن دقيقاً وصادقاً قدر الإمكان.