كيف يمكن إعطاء التقييم للأفراد في المؤسسة؟

عندما يتم تقييم الأفراد أثناء العمل فإن ذلك يكون بسبب الرغبة في تحسين مستوى الأفراد في المقام الأول، وبالتالي فإن كيفية إعطاء التقييمات للأفراد تعتبر جزءًا أساسيًا من نظام التقييم الصحيح، لأنه طبقًا للطريقة المتّبعة في إعطاء التقييم، يمكنك أن تتأكد من أن هدفك تحقق.
التوقيت
يجب أن يكون للتقييم توقيت معروف مسبقًا، أي أنه يجب أن يعرف كل الأعضاء متى يتم عمل التقييمات بالتحديد، هل يتم هذا بشكل أسبوعي؟ هل يتم هذا بشكل شهري؟ وكل مؤسسة تقوم بعمل التقييم الخاص بها في توقيت يناسبها، لكن بالتأكيد يفضل أن يحدث التقييم خلال كل شهر بحد أقصى. ويمكن إعطاء التقييم للأفراد عن طريق وسائل متعددة منها:
المقابلات الشخصية
يتم عمل مقابلات شخصية مع كل الموظفين، حيث يجلس المسؤول عن التقييم، ويبدأ في الحديث مع كل فرد، ويذكر له نظام التقييم المتّبع في المؤسسة، ويذكر له النتيجة التي حققها، ومواطن القوة والضعف، والمطلوب من الموظف فعله في الفترة القادمة. في الغالب هذه الطريقة تكون فعّالة أكثر، لأنك ستجلس مع الموظفين وتبدأ في الحديث معهم، والاتفاق على الأشياء التي يحتاجون إلى تنفيذها في المستقبل، لكنها تحتاج إلى وقت أكبر.
الإرسال عبر البريد الإلكتروني
من الممكن أن يتم التقييم بنفس الطريقة الماضية، لكن بشكل مكتوب، فيتم إرساله إلى الأفراد عبر البريد الإلكتروني، بحيث يقرأه كل فرد ويعرف النتيجة، وهذه الطريقة لا تحتاج إلى الوقت، لكن الفاعلية فيها لا تكون كبيرة، لذلك من الممكن أن يكون هناك جزء منها يتيح لكل شخص أن يسأل على تقييمه، للتأكد من أن نظام التقييم ناجح، وحقق لك الغرض الذي تريده.
الاتصالات الهاتفية
من الممكن أن يتم تنفيذ التقييم بشكل أقل تكلفة ومجهود، لكنه أكثر دقة من البريد الإلكتروني، وهو أن يتم إعطاء التقييم للأفراد من خلال الاتصالات الهاتفية. فيتم إخبار كل شخص من قبل بالموعد الذي سيتم التواصل معه فيه، ومن ثم الاتصال به، وإخباره بالنتائج التي حققها خلال فترة التقييم.