يتكفل جهاز التنسيق الحضاري بالتعاون مع وزارة الثقافة بكل التكاليف لتنفيذ المشروع بالإضافة إلى وجود اجتماعات وورش عمل لكيفية تطوير الفكرة وبلورتها وحتى الحصول على أفضل صورة للتمثيل المصري بالبينالي. بالإضافة إلى الدعم الفني داخل مصر وخارجها بالتعاون مع الجامعات المصرية والأجنبية والمساعدة في تكاليف المعدات والخامات الموجودة، ولا يتوقف الدعم عند هذا الحد إذ تقوم الأكاديمية المصرية للفنون بروما بالاهتمام بالمتسابق ومساعدته.