ما هي خطوات وضع الهيكل الإداري الناجح للمؤسسة؟

تحديد قيم المؤسسة
لا توجد أي مؤسسة ناجحة، إلا ويرتبط ذلك بوجود مجموعة من القيم التي يسير عليها أفراد هذه المؤسسة، ويلتزمون جميعًا بالعمل طبقًا لهذه القيم. لذلك فإن تحديد قيم المؤسسة هي أول خطوات وضع الهيكل الإداري الناجح، وعلى الرغم من أن القيم قد تتشابه فيما بين المؤسسات مثل قيم المسؤولية والشفافية، لكن قد يختلف الأمر من مؤسسة لأخرى على حسب رؤية أصحاب العمل.
تحديد أهداف المؤسسة
إذا كان تحديد قيم المؤسسة يساهم في نجاحها، فإن وجود أهداف للمؤسسة هو الأساس في هذا النجاح، كذلك فإن الهيكل الإداري يرتبط بشكل مباشر بأهداف المؤسسة، حيث أنك ستجد نفسك تختار الأقسام التي ترضي أهدافك، وتجعلها تتحول من خطة إلى واقع فعلي. أهداف المؤسسة يمكن وضعها على فترات زمنية مختلفة، كأن تضع المؤسسة أهدافًا قريبة المدى لتحقيقها في خلال سنة، أو أهدافًا بعيدة المدى لتحقيقها خلال 5 سنوات، وحتى 10 سنوات. وجود هذه الأهداف بشكل واضح، يسهل عليك مستقبلًا معرفة التعديلات التي تحتاج إلى القيام بها في مؤسستك، خصوصًا تلك التي ترتبط بالتغيير في الهيكل الإداري للمؤسسة.
تحديد الأقسام
عندما تقوم بتحديد الأهداف التي تناسب مؤسستك، يمكنك أن تبدأ مباشرة في اختيار الأقسام التي تناسب هذه الأهداف، سنتحدث في الفقرة القادمة عن سؤال هام يتعلق بضرورة تواجد أقسام بعينها في المؤسسة أو لا، لكن في جميع الأحوال يجب أن تحدد في هذه الخطوة الأقسام التي تحتاج إليها. تعتبر هذه الأقسام هي جوهر الهيكل الإداري للمؤسسة، لأن الأقسام التي يتم اختيارها هي التي سيعرفها الناس، وسيعملون عليها، ولذلك إن لم يتم اختيارها بشكل سليم، سيؤدي ذلك إلى حدوث خلل مستقبلًا نتيجة وجود مشكلة في مهام المؤسسة، حيث هناك نقص في الأقسام المطلوبة لتأدية هذه المهام.
التحليل الوظيفي
اختيار الأقسام يقودنا بعد ذلك إلى خطوة هامة جدًا هي خطوة التحليل الوظيفي، والتي يتم عملها لكل قسم في المؤسسة، ونجاح الهيكل الإداري يعتمد في الغالب على التحليل الوظيفي السليم، والذي يتعلق بتوضيح النقاط التالية:
الوصف الوظيفي: كل الأشياء التي تحتاج إليها لتعرف المطلوب منك حول المهمة.
المسؤوليات: ما هي المهام المحددة التي ستكون مطلوبة من الشخص بناءً على الوصف الوظيفي.
المهارات المطلوبة: ما هي المهارات التي يحتاج إليها أي شخص لينجح في تأدية المهمة المطلوبة منه.
تحديد نظام العمل
نظام العمل في الهيكل الإداري يتعلق بتوضيح سير عمل كل قسم تم اختياره في المؤسسة، وكذلك توضيح التدرج الوظيفي في هذه الأقسام، كذلك يتم فيه توضيح الأجور التي سيحصل عليها كل شخص في أي مكان داخل المؤسسة. هذا النظام يضمن أن العمل سيستمر ولن يتوقف بعد البداية، لأي سبب كان، فكل من سيعمل، سيكون على دراية كاملة بالمطلوب منه، وبالأجر الذي سيحصل عليه طبقًا لخطة ونظام العمل.
هل توجد أقسام لا بد من تواجدها في المؤسسة؟
هذا السؤال من الأسئلة التي يبحث الجميع عن إجابة لها، وبالتأكيد لا يمكن لأحد أن يجزم بأن هناك أقسامًا لا بد وأن تكون موجودة، أو يعطيك الهيكل الإداري المثالي للعمل، لكننا يمكن أن نضع في اعتبارنا بأن هناك بعض الأقسام التي لا بد وأن ينظر أي صاحب مؤسسة إلى الاعتماد عليها، حيث أنها ترتبط بأداء أغلب المؤسسات الموجودة. سنستعرض معًا هذه الأقسام، والمسئولية المطلوبة من كل قسم.
الرئيس
وضع الخطة الخاصة بالمؤسسة، وتحديد الرؤية التي يجب أن تسير عليها.
متابعة عمل الأقسام في المؤسسة، وحسابهم بالتعاون مع مدير إدارة الموارد البشرية.
نائب الرئيس
في الهيكل الإداري فإن وضع النائب يعتمد على سياسة المؤسسة، وكذلك توزيع المسئوليات الذي يراه الرئيس، لذلك في الغالب يكون العمل الأساسي المطلوب من النائب هو متابعة الأعمال مع الرئيس.
الموارد البشرية
وضع الهيكل الإداري مع الرئيس.
عمل تقييم دوري لجميع الأقسام.
وضع الدستور والقيم وبناءً عليه تطبيق سياسة الثواب والعقاب.
عمل خطة أي حملة استقطاب خاصة بالمؤسسة.
الفصل في الخلافات في المؤسسة.
التسويق
في الغالب يؤدي التسويق أدوارًا متعددة في كل مؤسسة، وحسب طريقة عمل كل منها، لذلك تجد التسويق في الهيكل الإداري يأخذ أدوارًا ومسئوليات متعددة دائمًا.
وضع خطة الدعاية الخاصة بعمل المؤسسة.
وضع الخطة اللازمة لبحث السوق الذي تستهدفه المؤسسة.
الاهتمام بتسويق المؤسسة عبر مواقع التواصل الاجتماعي.
العلاقات العامة
الاهتمام بالتعاملات الخارجية التي تخص المؤسسة.
عمل شراكات مفيدة للمؤسسة.
البحث عن رعاة وممولين للمؤسسة في حالة الاحتياج إلى ذلك.
التوثيق
تغطية أي فاعلية تخص المؤسسة.
عمل فيديوهات وأفلام كدعاية وتعريف للمؤسسة.
كيف يمكن استمرار نجاح الهيكل الإداري للمؤسسة؟
الفارق بين عمل الآلات وعمل البشر، هو أن عمل الآلة يعتمد دائمًا على أوامر يتم وضعها، ويتم تنفيذها، أما في حالة عمل البشر فإن الأمر يختلف بالتأكيد. لذلك يمكننا أن نقول أن الخطوات السابقة إن كانت تكفي من أجل وضع الهيكل الإداري الناجح، فإن استمرار نجاح هذا الهيكل يعتمد على مقدرة أصحاب المؤسسة، وخصوصًا المسؤولين فيها، على التعامل مع التحديات التي تحدث طوال الوقت. أول وسيلة يمكنك من خلالها أن تضمن استمرار نجاح الهيكل الإداري هو أن تتمتع بالمرونة، فالمرونة هي السلاح الفعّال الذي يعرفه أي مسؤول ناجح.
فحتى مع وجود أوامر ومهام ومسؤوليات واضحة ومحددة، فإن المرونة تلعب دورًا هامًا في نجاح هذه المهام، فإن وجدت نفسك أثناء العمل تحتاج إلى عمل أي تعديل في المهام، عليك أن تفعل ذلك دون تردد، ما دام ذلك في صالح المؤسسة. أيضًا عليك أن تعرف بأن أكثر الأشياء التي يمكنها أن تنجح مع البشر، وتجعلهم يخرجون أفضل ما لديهم في العمل، هو شعور كل فرد منهم بالتقدير. فحتى لو كان العمل يتم تأديته طبقًا لما هو موجود في الهيكل الإداري للمؤسسة، فإنك تحتاج إلى أن تجعل كل فرد يعمل معك يشعر بالتقدير عندما يؤدي عملًا ما. هذه الأشياء هي التي تفرق بين المسئول الناجح عن المؤسسة، وبين المسئول الذي لا يعرف كيف يتصرف إلا طبقًا لما هو مكتوب له، وهذا أمر غير فعّال مع البشر في بعض الأحيان.
الهيكل الإداري الناجح هو الشيء الذي تحتاج إليه مؤسستك لكي تنجح في تأدية الغرض المطلوب منها، وكم من مؤسسات فشلت بسبب عدم وجود هيكل واضح لها، حتى لو كان من يعمل بها هم أفضل الناس، لذلك حاول أن تضع الهيكل الإداري الذي يناسبك، حتى تنجح في إدراك النجاح الذي تبحث عنه، وتسعى إليه دائمًا.