ملحوظة صغيرة للمشتركين في جلسة دراسة المشروع والتخطيط له 2من اصل4

ويحتاج مسئول التيسير لشريط لاصق وأربعة أقلام تحديد ملونة ( أحمر، أخضر، أزرق، أسود) وألواح أوراق قلابة تحتوي على عدد كبير من الأوراق. ويجب أن يكون الكاتب خبيراً في برنامج Word وExcel وMS Project على الحاسب الآلي المحمول والطابعة استعداد لأن يطلب منه تقديم نسخ مطبوعة من الخطط.

5   السر في كل هذه الأمور بالنسبة لمسئول التيسير- لنفترض أنه أنت- هو الالتزام بوقت الجلسة والانتهاء منها في الموعد المحدد. استخدم بعض الحيل كالوعد بتوفير فترات استراحة أو أطعمة وتذكيرهما بالعمل الذي يجب الانتهاء منه والوقت المتبقي وتحديث جدول العمل وفقاً لما يحدث بالفعل وإظهار ذلك للمشتركين وحثهم على إنهاء عملهم، وعليك القيام بذلك بأدب ولكن بحسم أيضاً.

6   بمجرد أن يجتمع جميع المشتركية في الغرفة، ضع جدول أعمال اليوم كما يلي ( من المفهوم أنه يمكنك تعديل هذه الجزئية بناءً على المتطلبات، وقت/ مدة استراحة الغداء وغيرها من الاستراحات وأوقات البدء/ الانتهاء… إلخ):

09:00- 10:30	الجزء 1. تحديد هدف المشروع- ما أفضل ناتج ممكن من هذا المشروع؟
10:45- 14:30	الجزء 2. وضع الخطة
14:30- 15:30	الجزء 3. تحليل المخاطر الخاصة بالخطة، ومعرفة الأجزاء التي قد تخطئ فيها وما يمكن القيام به للحد من إمكانية حدوث ذلك.
15:45- 16:30	الجزء 4. قم بتكليف المهام التالية من الخطة للموظفين
16:30- 17:00	وضع الأمور الطارئة في الحسبان

 

7   قدم دورك وعرف الحضور به. وكذلك، قدم دور الكاتب واشرحه إذا كنت ستستعين بكاتب.

8   الجزء 1. حدد هدف المشروع. استخدم أداة ” معرفة ما تحاول القيام به” الواردة في الفصل 2 للقيام بذلك. ( إذا لم يكن المشتركون قد قاموا بذلك من قبل، من الأفضل أن تشرح لهم ما تحاول القيام به فيما بعد أيضاً).

اطرح عليهم الأسئلة الستة التالية واكتب الإجابات على لوح ورق قلاب.

• كيف سنعرف أنك انتهيت من المهمة؟
• في رأيك، ما المرحلة التي تمثل نهاية المشروع؟

ملحوظة صغيرة للمشتركين في جلسة دراسة المشروع والتخطيط له 2من اصل4

ويحتاج مسئول التيسير لشريط لاصق وأربعة أقلام تحديد ملونة ( أحمر، أخضر، أزرق، أسود) وألواح أوراق قلابة تحتوي على عدد كبير من الأوراق. ويجب أن يكون الكاتب خبيراً في برنامج Word وExcel وMS Project على الحاسب الآلي المحمول والطابعة استعداد لأن يطلب منه تقديم نسخ مطبوعة من الخطط.

5   السر في كل هذه الأمور بالنسبة لمسئول التيسير- لنفترض أنه أنت- هو الالتزام بوقت الجلسة والانتهاء منها في الموعد المحدد. استخدم بعض الحيل كالوعد بتوفير فترات استراحة أو أطعمة وتذكيرهما بالعمل الذي يجب الانتهاء منه والوقت المتبقي وتحديث جدول العمل وفقاً لما يحدث بالفعل وإظهار ذلك للمشتركين وحثهم على إنهاء عملهم، وعليك القيام بذلك بأدب ولكن بحسم أيضاً.

6   بمجرد أن يجتمع جميع المشتركية في الغرفة، ضع جدول أعمال اليوم كما يلي ( من المفهوم أنه يمكنك تعديل هذه الجزئية بناءً على المتطلبات، وقت/ مدة استراحة الغداء وغيرها من الاستراحات وأوقات البدء/ الانتهاء… إلخ):

09:00- 10:30	الجزء 1. تحديد هدف المشروع- ما أفضل ناتج ممكن من هذا المشروع؟
10:45- 14:30	الجزء 2. وضع الخطة
14:30- 15:30	الجزء 3. تحليل المخاطر الخاصة بالخطة، ومعرفة الأجزاء التي قد تخطئ فيها وما يمكن القيام به للحد من إمكانية حدوث ذلك.
15:45- 16:30	الجزء 4. قم بتكليف المهام التالية من الخطة للموظفين
16:30- 17:00	وضع الأمور الطارئة في الحسبان

 

7   قدم دورك وعرف الحضور به. وكذلك، قدم دور الكاتب واشرحه إذا كنت ستستعين بكاتب.

8   الجزء 1. حدد هدف المشروع. استخدم أداة ” معرفة ما تحاول القيام به” الواردة في الفصل 2 للقيام بذلك. ( إذا لم يكن المشتركون قد قاموا بذلك من قبل، من الأفضل أن تشرح لهم ما تحاول القيام به فيما بعد أيضاً).

اطرح عليهم الأسئلة الستة التالية واكتب الإجابات على لوح ورق قلاب.

• كيف سنعرف أنك انتهيت من المهمة؟
• في رأيك، ما المرحلة التي تمثل نهاية المشروع؟