انتهت حرب المصانع وبدأت حرب المكاتب- ففي خلال الفترة من 1960 إلى 1990 نشبت حرب الكفاءة على مستوى المصنع بين الشركات الأمريكية والأوروبية من جهة والشركات اليابانية من جهة أرى، وانتهت هذه الحرب باستسلام بعض الشركات الغربية وخروجها من السوق، كما هو الحال بالنسبة لصناعة الدراجات البخارية، أو بتحقيق بعض تلك الشركات لنفس معدلات الإنتاج اليابانية من حيث الكفاءة وتكلفة التصنيع، كشركة فورد الأمريكية لصناعة السيارات.
بدأت الحرب على مستوى المكاتب لتحقيق أعلى كفاءة إدارية. لأن 70% إلى 80% من وقت الإدارة العليا ينقضي في تصريف وإدارة الشؤون الداخلية لمنظماتهم، منها 30% في عقد اجتماعات للتعرف عما يتم داخل المنظمة، وما بها من مشاكل، وتحديد المسئولية، و30% أخرى في كتابة المذكرات، وتحديد المواعيد، واتخاذ القرارات بشأن التشغيل اليومي، وهذا يترك 20% فقط لإدارة الأمور الهامة مثل مقابلة العملاء (5%)، مقابلة المديرين (5%)، زيارة أكان العمل (5%)، التوجيه وبناء فرق العمل (5%)، القرارات الاستراتيجية وخطط العمل (5%). فإذا كان من 70 إلى 80% من الوقت يستخدم لإدارة أنشطة لا تضيف قيمة للعميل بصورة مباشرة، فإن هناك فرصة حقيقية لمضاعفة إنتاجية المديرين، إذا ما أعيد توجيه هذا الفاقد واستثماره بصورة فعالة.
لذا لابد للمديرين في المنظمات الجديدة من قضاء وقتهم في الوظائف القيادية بدلاً من الوظائف الإدارية وهي تشمل الانفتاح والحسم وتقليص الأعمال الورقية والإسراع في اتخاذ القرارات، ووضع معايير بسيطة لقياس مدى التقدم والنجاح، والتركيز على الأعمال الخارجية. ومن ثم يمكن مضاعفة الإنتاجية بتطبيق قاعدة 25/50/75، وهي تعني التركيز على التوسع 25% من المنتجات التي تحقق 50% من المبيعات، والتي تساهم في 75% من الأرباح. بالإضافة إلى قاعدة 50/20/0 والتي تتطلب التخلص من 50% من المنتجات التي تساهم في25% من المبيعات، وتحقق صفراً من الأرباح.
العامل الهام الآخر الذي يساعد على مضاعفة الأرباح هو زيادة نسبة الاحتفاظ بالعملاء، فإذا كانت نسبة الاحتفاظ بالعملاء لمنظمة ما هي 20% سنوياً، أي أن العملاء القدامى يساهمون بنسبة 20% من جملة المبيعات، فإن زيادة نسبة الاحتفاظ بالعملاء بنسبة 5% سنوياً يعني زيادة سنوية في المبيعات بنفس النسبة وزيادة في الربح من 25% إلى 50%، وزيادة مواكبة لها في حصة المنظمة في السوق.
