2-1 الفكرة
تحدث أكبر مشكلة في إدارة المشروعات في هذا الجزء، وتكمن صعوبة هذه الخطوة في ضرورة التنبؤ بالممستقبل، وهو أمر لا يمكن لأي شخص القيام به وهو متأكد 100%. أفضل شئ تأمل في حدوثه هنا هو أن تكون نسبة الخطأ أقل ما يمكن.
هناك أمران يمكنك القيام بهما لمساعدتك. الأول أنك تستطيع تسجيل ما حدث في المشروعات السابقة- الوقت الذي تطلبته المهام، ومقدار العمل الذي كانت تحتاجه وتكلفتها؛ ثم استخدام هذه المعلومات عند التخطيط ” الأطراف المعنيون” هم أي شخص أو مؤسسة تتأثر بالمشروع.
للمشروع التالي. ( سوف تتم مناقشة هذه الفكرة مرة أخرى في الخطواط من 7 إلى 10).
الأمر الثاني وضع الكثير من التفاصيل في الخطة، ومن خلال تقسيم العمل المفروض القيام به لتفاصيل أصغر، تقل احتمالات إغفالك التفاصيل المهمة الخاصة بالمشروع.
نقطة أخرى نحتاج لتوضيحها وهي الفرق بين الفترة الزمنية والعمل.
- الفترة الزمنية في بعض الأحيان نطلق عليها أيضاً الزمن المستغرق وهو الوقت الذي يقتضيه للقيام بعمل معين، ويقاس هذا الزمن بوحدات قياس الوقت العادية؛ الساعات، الأيام، والأشهر… إلخ. فمدة مباراة كرة القدم على سبيل المثال 90 دقيقة.
- العمل في بعض الأحيان نطلق عليه الجهد وهو العمل الذي يقتضيه القيام بأداء مهمة معنية، ويقاس بوحدات مثل فرد- يوم أو فرد- ساعة أو فرد- عام… إلخ. فالعمل الذي تتطلبه مباراة لكرة القدم إذا حسبنا لاعبي الفريقين المكونين من 22 لاعباً إلى جانب حكم واثنين من مساعديه ورابع يراقب المباراة هو حاصل ضرب 26× 90 دقيقة أي فرد- ساعة.
وتعد الفترة الزمنية مهمة لأنها تمكننا من معرفة الوقت الذي سيستغرقه المشروع أو جزء منه. وتعد الجهود مهمة لأنها تمكننا من معرفة الجهد الذي يتطلبه المشروع بالكامل أو جزء منه.
