5 خطوات لكتابة تقرير العمل بشكل احترافي

هناك خمسة خطوات تساعد في تسهيل مهمة كتابة التقرير الخاص بالعمل.
تحديد الأهداف بشكل مسبق قبل الشروع في كتابة التقرير، وتحديد الأطراف المعنية به من أرباب العمل أو الإدارات العليا، وكذلك طبيعة المحتوى من معلومات واحصائيات، وطريقة إضافة المحتوى لتحقيق الهدف الرجو من كتابة التقرير.
يتم مراجعة الأفكار العامة التي يتضمنها التقرير، ويجب مراعاة ترتيب الأفكار الرئيسية، وترتيبها بالتسلسل الذي سيسهل فهمها.
يجب أن يكون المحتوى مركزاً، ولا يتطرق لأفكار غير الأفكار الرئيسية، وأن يكون مُترابطاً، ومنظم الأفكار، وأن يتم دعمه بأرقام وحقائق؛ لإعطاء المزيد من المصداقية للتقرير.
بعد الوصول للأساسايات الخاصة بالتقرير يتم وضع مختصر للنقاط التي يحتويها التقرير، والتناسق بين أفكارهن ومراعاة التدرج فيها؛ وذلك لمساعدة القاريء في الوصول إلى الأهداف المرجوة بسهولة.
بعد الانتهاء من الكتابة يجب التحقق من المراجعة والتدقيق لكل النقاط، وفي تلك الحالة يُمكن الاستعانة بطرف آخر؛ من الممكن أن يكون مدققاً لغوياً، أو مصححاً لغوياً. فعلامات الترقيم، والهمزات، والفصلات تساعد بشكل أساسي في فهم محتوى التقرير؛ خاصة لو لم يكن التقرير موضعاً للنقاش بصورة شفاهية.
أهمية الدقة في كتابة التقارير
تُعد كتابة التقارير من أكثر الأعمال التحريرية التي تتطلب الدقة، وذلك لارتباطها بتناول بعضاً من المفاهيم والأسس المُتعارف عليها في كتابة التقرير، وبدون تلك الأساسيات لا يُعتبر التقرير ذو قيمة فعلية. كتابة التقارير يجب أن تراعي أموراً جوهرية مثل تقسيم الفقرات، والترقيم، وتسليط المحتوى على الأهداف الرئيسية، وخدمتها بشكل احترافي. وظهرت عددة مهن في الفترة الأخيرة في مجال الكتابة الأدبية تتناول مهمة كتابة التقارير فحسب، كما أنها استحدثت كخدمة من الشركات التي تعمل في مجال التحرير؛ فتلك الشركات تقدم عروضاً للمؤسسات لكتابة التقارير الرئيسية للمؤسسة بعد أخذ التفاصيل المنوط بالتقرير مناقشتها.