مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات

* الاحتفاظ بكم هائل من البيانات بعيدًا عن الأوراق وسهولة عمل نسخ كثيرة من هذه البيانات.

* سهولة ربط البيانات ببعضها مثل بيانات العاملين وبيانات أصناف المخازن.

* سرعة البحث الهائلة عن البيانات التي لا تقارن مع قاعدة البيانات الورقية.

* إمكانية استخلاص البيانات (المعلومات) التحليلية من كثير من البيانات مثل بيانات موظفين على درجة معينة أو موظفين حاصلين على دورة معينه..إلخ.

* دقة المعلومات المستخلصة حيث يخرج الكمبيوتر ما تم تسجيله.

* إمكانية إجراء العمليات المختلفة على جدول أو أكثر من البيانات في وقت قصير مثل زيادة أجر الموظفين بنسبة معينه أو صرف مكافأة لهم.

* إمكانية استخراج التقارير بأشكال مختلفة مثل الرسوم البيانية وغيرها.

تأخذ قاعدة البيانات التركيب التالي (1):

شكل(1-1)

من هذا الشكل تلاحظ أن:

قاعدة البيانات مثلًا العاملين تتكون من جداول مثل جدول البيانات الأساسية – جدول الإجازات – جدول الدورات.

والجدول (Table) يتكون من سجلات (Records) حيث يمثل كل موظف داخل الجدول بسجل ويسمى أحيانًا Row أي صف.

والسجل (Record) يتكون من حقول (Fields) حيث يتكون سجل الموظف من حقول مثل كود الموظف، اسم الموظف العنوان، التليفون، تاريخ الميلاد ..إلخ، أي تأخذ قاعدة البيانات التركيب التالي:

Fields         Records                     Tables   Data Base