• نموذج لقاعدة البيانات:

وقبل الدخول في برنامج Access لابد من توضيح نموذج لقاعدة البيانات بفرض أن لدينا شركة وبها مجموعة من الملفات مثل:

• ملف العملاء:

ويحتوي على.. (رقم العميل/ أسم العميل/ العنوان/ …).

• ملف المورين:

ويحتوي على.. (رقم المورد/ أسم المورد/ العنوان/ …).

• ملف المخازن:

ويحتوي على (رقم الصنف/ أسم الصنف/ تاريخ الصلاحية/ الكميات/ ..).

• ملف الموظفين:

ويحتوي على.. (رقم الموظف/ أسم الموظف/ العنوان/ الرقم القومي/ تاريخ التعين/ الؤهل الدراسي/ المرتب الشهري/ …).

إذن كل عنصر من عناصر العلقات السابقة هو حقل من حقول السجل.. وكل حقل من تلك الحقول يتضمن مجموعة من الحروف التي تمثل بيانات الحقل.