البحث باستخدام خاصية الاستبدال
تشبه عملية الاستبدال عملية البحث، ولكنها تزيد عناه في أنها تبحث عن المعلومة وتقوم بناء على طلبك باستبدالها بمعلومة أخرى تحددها أنت. فمثلاً إذا اكتشفت أنك أخطأ في كتابة اسم صنف معين في جدول المخازن. فيمكنك استبدال الاسم الخطأ بالاسم الصحيح لتسجل واحد أو لكل السجلات. فيما يلي خطوات البحث عن المعلومة واستبدالها.
- تأكد أن كلا من قاعدة البيانات وجدول البيانات مفتوحاً.
- من صفحة البيانات وجه المؤشر إلى العمود الذي يشتمل على المعلومة التي تريد استبدالها ثم انقر الزر لتثبيته داخل العمود (أو اختر العمود كله). نقل نقطة الإدراج إلى العمود أو اختياره يعني أن البحث سيتم في هذا العمود.
- نشط التبويب Home ما لم يكن هو التبويب النشط، ومن مجموعة Find انقر زر Replace ، يظهر المربع الحواري Find and Replace السابق ولكن مع تنشيط التبويب Replace ويظهر في مربع Look in اسم الحقل الذي ستبحث فيه.
- أمام خانة Find what اكتب المعلومة التي ستبحث عنها وتريد استبدالها.
- أمام خانة Replace with اكتب المعلومة التي تريد استبدال القديمة بها.
- حدد الخيارات التي تناسبك في ضوء الشرح الذي تقدم في المثال السابق.
- انقر زر Find Next، تبدأ Access في البحث عن المعلومة المطابقة لما تبحث عنه وعندما تجدها تضعها تحت الشريط المضاء.
أحياناً يغطي مربع البحث والاستبدال Find and Replace على المعلومة التي تبحث عنها إذا حدث ذلك، وجه المؤشر إلى شريط عنوان المربع ثم اسحب المربع من مكانه لنقله إلى مكان آخر داخل الشاشة.
- انقر زر Replace لاستبدال المعلومة القديمة بالجديدة.
- انقر زر Find Next لتبحث Access عن أي سجل آخر يشتمل على نفس المعلومة، فإذا وجدته انقر Replace لتقوم باستبداله.
إذا أردت استبدال النص القديم بالنص الجديد في كل سجلات الجدول في خطوة واحدة انقر زر Replace All.
- عندما تنتهي انقر زر Cancel لإغلاق المربع الحواري.
