إنشاء مستند البيانات
لكي يسهل على معالج دمج المراسلات دمج البيانات والحصول في النهاية على الرسائل المطلوبة، يجب وضع البيانات في قائمة على شكل جدول يشبه تلك الجداول التي تنشئها بواسطة Word أو جدول Excel. يشتمل الجدول عادة على مجموعة من السجلات ويشتمل كل سجل على مجموعة من الحقول وتخصيص أول صف لأسماء الحقول. فكرة الحقل والسجل وجدول البيانات.
فيما يلي خطوات إنشاء جدول البيانات:
- من التبويب Insert “إدراج” انقر القائمة المنسدلة table “جدول”.
- اختر جدولاً يشتمل على 7 أعمدة و4 صفوف.
- اكتب سجل أسماء الحقول التالي في أول صف بالجدول ولا تنس ضغط مفتاح Tab بين أسماء الحقول للانتقال من خلية لأخرى داخل الجدول.
اسم- العائلة، الاسم-الأول، رقم-الراتب، الإدارة، اسم-الدورة، مكانها، النتيجة.
لأن Word لا يسمح بترك فراغات في اسم الحقل فقد استخدمنا علامة الشرطة التحتية للفصل بين الكلمتين وللحصول على هذه العلامة اضغط مفتاح Shift ومفتاح علامة_ في آن واحد.
- اكتب 3 سجلات لثلاثة موظفين بنفس الطريقة الموضحة. اضغط مفتاح Tab بين كل حقل والذي يليه، وبين كل سجل والذي يليه.
- من التبويب Home ومن مجموعة Paragraph . تظهر مواضع ضغط مفتاح Tab ومفتاح Enter ومسطرة المسافات داخل المستند. تأكد أن هذه المواضع مطابقة.
- انقر مرة أخرى. تختفي العلامات من المستند.
- احفظ المستند باسم Course ثم أغلقه.
