حفظ المستندات
بعد أن تبذل جهداً كبيراً في كتابة المستندات، لابد لك من حفظها (Save) على أحد وسائط الحفظ – مثل الإسطوانة الصلبة (Hard Disk) – حتى يمكنك في أي وقت استدعاء ذلك المستند ولإتمام عملية الحفظ عليك إتباع الخطوات التالية :
1- أنقر فوق أداة الحفظ الموجودة في شريط أدوات الوصول السريع، أو اضغط على المفتاحين من لوحة المفاتيح، أو اختر من قائمة البرنامج الرئيسية :
ولاحظ.. ظهور النافذة التالية:
- اكتب اسما للمستند (أو الملف)، وذلك داخل الخانة (File Name)، الواقف عندها مؤشر الكتابة. مع ملاحظة أن البرنامج قد افترض اسما له، وهو Document، وسيقوم البرنامج من تلقاء نفسه بمسح هذا الاسم الافتراضي عند كتابة الاسم الجديد، أو يمكنك الاحتفاظ بالاسم الافتراضي وعدم كتابة الاسم الجديد (إن أردت ذلك).
- حدد المجلد (Folder) الذي تريد حفظ المستند داخله، إذ تعدد لك النافذة السابقة في جانبها الأيسر تلك المجلدات، فإذا قمت – على سبيل المثال- باختيار Desktop فسوف يتم حفظ المستند فوق سطح المكتب، وإذا قمت بالخروج من البرنامج؛ فستجد أيقونة خاصة به فوق سطح مكتبك، أما إذا اخترت Computer ، فسوف نعرض لك قائمة بمشغلات الاسطوانات المختلفة؛ لتختر منها المشغل الذي تريد حفظ المستند داخله، أما عن أن أنسب مجلد لحفظ المستندات فهو المجلد Document ، الموجود ضمن حافظة المجلدات شائعة الاستخدام Libraries ، وهو المجلد الافتراضي الذي يقوم البرنامج تلقائيا بحفظ المستندات داخله.
4- انقر فوق فوق ؛ لإتمام عملية الحفظ بعد أن قمت بكتابة اسم المستند، وإذا لم تكن قد حددت مجلدا بعينه ليتم حفظ المستند داخل؛ فسوف تتم عملية الحفظ – بشكل افتراضي – داخل المجلد Document .
ولاحظ .. أنه حفظ المستند داخل الملف الذي قمت بكتابة اسمه، والدليل على ذلك هو وجود اسم الملف بجوار اسم البرنامج بشريط العنوان، كما يتضح من الشكل التالي:
هذا .. وإن قمت بإجراء أي عملية تعديل –أو إضافة- إلى المستند، فلابد لك أن تقوم بحفظه ثانية، وذلك بالنقر مرة أخرى فوق أداة الحفظ الموجودة في شريط أدوات الوصول السريع، أو بالضغط على المفتاحين من لوحة المفاتيح أو باختيار من قائمة البرنامج الرئيسية، مع ملاحظة أنك لن ترى نافذة الحفظ التي تطلب منك تحديد الاسم، والمجلد الذي سيتم الحفظ داخله، لأن البرنامج قد عرف –بالفعل- الاسم والمجلد، وكل ما سوف يفعله البرنامج، هو إضافة التعديلات إلى المستند المحفوظ دون أن يسألك عن أي شيء.
