وبما أن معلومات الزبائن تحفظ في دوائر عديدة فكثير منها يتكرر . وهذا يزيد كلفة الاحتفاظ بها ، ثم إن الإضبارات كثيراً ما يفوت أوانها وتصبح بلا فائدة . إن سطراً في عنوان مسجل في سجل الحساب المصرفي لشركتي لم يتغير قط . ومع أن هل يمنع مكتب البريد من تسليم البيان ، فإن الخطأ يذكرني كل شهر أن مصرفي لا يمكنه أن يجري تغييراً بسيطاً في العنوان بصورة ثابتة في سجلاته .
إن شركات قليلة لديها حالياً أسلوب لجمع كل المعلومات الموزعة بسرعة وسهولة ووضعها في متناول يد كل من يحتاجها . وفي العديد من الشركات المشهورة والمحترمة جداً قد يحتاج مدير تنفيذي كبير فيها إلى أسابيع لمجرد أن يعرف مبلغ الإيراد المالي الذي تحصل عليه الشركة من أحد الزبائن الكبار ، وفي حالات قليلة يكاد يكون ذلك مستحيلاً .
وللتغلب على هذه المشاكل ولمساندة جهود إدارة شؤون الزبون ، ابتكرت بعض الشركات الكبرى أساليب تمكنها من وضع كل ما تملكه من معلومات رئيسية عن زبائنها في متناول اليد . ونتيجة جهودها في استحداث نظام معلومات الزبون . وهنالك ثلاث مقاربات إلى هذا النظام ، على المستوى الأهم ، تستطيع الشركة أن تضع علامات لتعريف كل الإضبارات التي تحتوي معلومات عن الزبون وتضع هذه الإضبارات في متناول يد كل من يحتاجها .
