يسهل علينا فهم وظيفة أجهزة الكومبيوتر الجماعية إذا بدأنا بإلقاء نظرة على قواعد المعطيات في شركة تصنيع صغيرة مفترضة . وهنا يجب أن نتذكر أن عمال المبيعات في المستوى الأول لأتمتة عمال المبيعات يملكون معطيات عن زبائنهم مخزنة في أجهزة الكومبيوتر الشخصية المحمولة خاصتهم . وهم يملكون أيضاً المكونات المرنة للبرمجيات لمعالجة هذه المعطيات : أي معالجة برامج وورد Word ، وعرض البرامج ، والصفحات البيضاء ، وإدارة المعلومات الشخصية . وجهاز الكومبيوتر الموجود في المقر الرئيسي في هذه الشركة المفترضة يحتوي على سجلات الزبائن التي تستخدم لإدخال الطلبيات ، والشحن ، ولخدمة الزبائن ، إلخ . وقسم التسويق أيضاً فيه اضبارات للزبائن وأسبقيات يتم توليدها عبر الإعلانات الدعائية ومعارض العمل التجاري .

وفي المستوى الثالث لأتمتة عمال المبيعات ، يوفر جهاز الكومبيوتر الجماعي بيئة يمكن فيها لكل هذه المعطيات أن تكون في متناول أيدي الين يحتاجونها . والسجل الرئيسي لكل زبون يكون مخزناً في الكومبيوتر المضيف أو ما يسمى المخدم . فكل عامل في المبيعات لديه نسخة الكترونية من كل السجلات الرئيسية للزبائن في منطقتهم . وعمال المبيعات يستخدمون هذه السجلات ويقومون بتحدييها كما لو أنهم في المستوى الأول من عملية الأتمتة . وهم ينقلون بين مدة وأخرى السجلات التي جرى تحديثها إلى المخدم ، بحيث يتوفر للآخرين الذين يستخدمون قاعدة المعطيات معلومات راهنة .