تعرف على إيتيكيت طلب الخدمة

اعرف أن الشخص سوف يبذل مجهودًا في خدمتك
في البداية يجب عليك أن تعي جيداً أن الخدمة التي ستقدم على طلبها تحتاج من الشخص الذي أمامك بذل مجهود لتنفيذها حتى ولو كان بسيطاً لا يذكر؛ وبالتالي يجب أن تطلب الخدمة بطريقة لبقة مهذبة لتشجع من أمامك وتعطيه الطاقة الإيجابية التي تدفعه للقيام بتلك الخدمة من أجلك، وبالأخص إذا كان ذلك الشخص غريباً عنك أو كانت تلك الخدمة التي ستطلبها منه صعبة وشاقة… ولذلك عليك معرفة وإتباع إيتيكيت طلب الخدمة جيداً.
قد تختلف قواعد إيتيكيت طلب الخدمة قليلاً باختلاف وسيلة التواصل بين الناس، فطلب الخدمة مباشرة وجهاً لوجه يحتاج لبضعة عناصر لا يشترط تواجدها إذا كان طلب الخدمة عبر الهاتف أو من خلال البريد الإلكتروني.. وقد يكون الاختلاف في عدة أشياء منها:
التوقيت: إذا كنت ستقابل الشخص لتطلب منه الخدمة فعندها ستتبع مجموعة من القواعد ضمن إيتيكيت طلب الخدمة لا تلزم بها عند إرسال رسالة أو بريد إلكتروني، لأنه حينها سترسل الرسالة وقتما تشاء ويجيب هو عنها وقتما كان متاحاً وغير مشغولاً.
الأسلوب: قد يتطلب إرسال بريد إلكتروني أسلوباً رسمياً بعض الشيء لا يشترط مع الطلب على أرض الواقع، وعلى النقيض إذا كنت تتحدث مع شخص أمامك فيجب عليك استخدام تعابير وجهك وما يسمى بلغة الجسد والذي يساعد بشكل كبير في توصيل معنى الكلام أكثر من النص بحد ذاته.
الرد: قد تنتظر من الشخص الذي أمامك رداً فورياً على ما طلبته منه سواء بالقبول أو الرفض، أما عبر البريد الإلكتروني فقد يتأخر الرد قليلاً من الوقت بحيث تترك الحرية للشخص المستقبل بالرد وقتما يشاء.
ولكن أيضاً كم يوجد اختلافات في قواعد إيتيكيت طلب الخدمة بحسب وسيلة الاتصال يوجد أيضاً أوجه تشابه كثيرة في كافة الأحوال.
التحية وتقديم نفسك
بداية قواعد إيتيكيت طلب الخدمة تكون بتحية الشخص الذي أمامك تحية تليق بمركزه وفي نفس الوقت بصلته بك، فتحية الرجل تختلف عن تحية المرأة أو بمعنى أدق التحية بين أبناء الجنس الواحد ليست مثل التحية المتبادلة بين رجل وامرأة.. أيضاً التحية الموجهة لشخص غريب عنك لم يعرفك من قبل تحتاج القليل من الرسميات والبعد عن المزاح، أما مع أصدقائك أو من يعرفك جيداً فيمكنك أن تكون على سجيتك بعيداً عن التعاملات الرسمية… وتحيتك لزميلك في العمل تحمل شيئاً من التساوي فيما بينكم وهو ما يختلف تماماً عن أسلوب التحية التي توجهها لمديرك أو العميل الخاص بك.
أما الجزء الخاص بتقديم نفسك ضمن تطبيق قواعد إيتيكيت طلب الخدمة و كيف تطلب خدمة من أحدهم بلباقة فينطبق فقط على ما إذا كان الشخص غريباً عنك وقابلته لأول مرة فلا يصح أن تقوم بطلب الخدمة من مندفعاً بل يجب عليك أن تقدم نفسك أولاً وتعرفه بكل البيانات الخاصة بك والتي يحتاجها لتكوين فكرة عنك تتعلق بالخدمة التي ستقوم بطلبها منه، الأمر نفسه ينطبق على الحديث عبر البريد الإلكتروني فيجب عليك تقديم نفسك بشكل جذاب وملائم لطابع الحديث بينكما حتى تجذب المستقبل للبريد الإلكتروني للرد عليك بل والموافقة على تقديم الخدمة لك كما طلبت.
اللغة ونمط الحوار
وهو نابع من معرفتك بمنصب من أمامك ومدى قوة علاقتك به، وذلك لأن إيتيكيت طلب الخدمة يفرض عليك استخدام أسلوب راقي وودود في نفس الوقت.. فابتعد تماماً عن اللغة السيئة أو استخدام ألفاظ غير محبب سماعها، وانتق كلماتك جيداً وبعناية شديدة.
ودائماً حاول التركيز على نقطة الاختيارية، فالشخص المطلوب منه الخدمة يمتلك كامل حق الاختيار في الموافقة أو الرفض.. ولكن في نفس الوقت حاول إقناعه بأن تلك الخدمة ستفيدك كثيراً إما في عملك أو دراستك أو حتى حياتك الشخصية.
يفضل أن تكون البداية بعبارة (أود طلب خدمة منك) وإنهاء الحديث بجملة (مع الشكر مقدماً) فذلك يعطي الانطباع بأن العلاقة بين السائل والمسئول هي علاقة تبادل سواء أكانت علاقة موجودة في الأساس أو أن بدايتها هو ذلك الطلب.
توضيح السبب
من أهم القواعد التي يفرضها إيتيكيت طلب الخدمة عليك هو توضيح السبب والمبرر الذي دفعك لطلب تلك الخدمة، فعلى سبيل المثال إذا كانت الخدمة عبارة عن عمل لن تستطيع إتمامه فيمكنك بيان العذر الذي منعك من القيام به وبسببه قمت بطلب الخدمة من هذا الشخص.. أو إذا كانت الخدمة لأي سبب آخر فيرجى توضيحه بأسلوب لبق ومهذب وصادق بدون تهويل فدائماً ما يبحث الشخص المطالب بفعل خدمة عن العذر أو سبب الحاجة لتلك الخدمة لأن ذلك يدفعه للقيام بها على أية حال حتى وإن كان الأمر سيتطلب منه الكثير من الوقت والجهد.
الأمانة
لا تحاول اللجوء للكذب أو اختلاق أعذار وهمية لإقناع من أمامك بتقديم الخدمة المطلوبة لك، بل كن صادقاً وأميناً فيما تقل وتأكد أن البشر بطبيعتهم الفطرية يميلون إلى مساعدة الغير والوقوف بجانبهم إن احتاجوا لهم.. وذلك ينطبق على إيتيكيت طلب الخدمة أو حتى إيتيكيت أي مواقف أخرى.
توضيح قدرتك على التفهم
فمن ضمن قواعد إيتيكيت طلب الخدمة أيضاً هو أن توضح لمن تطلب منه الخدمة- سواء أكان وجهاً لوجه أو عبر الهاتف أو عن طريق البريد الإلكتروني- أنك ستتفهم تماماً عدم مقدرته على تقديم الخدمة لك ورغبتك التي تشمل الخدمة المطلوبة وكذلك عدم وضع الشخص في موقف محرج أو التسبب له بضرر جراء تلك الخدمة.
تجنب اللوم
ابتعد تماماً عن إلقاء اللوم أو العتاب على الشخص إذا لم يقدم لك الخدمة التي قمت بطلبها منه.. وتذكر دائماً أنه غير ملزم بتلك الخدمة وإنما مخير بين الموافقة أو الرفض، وذلك من أهم قواعد إيتيكيت طلب الخدمة.
الإيجاز
تجنب المحادثات الجانبية الطويلة المبالغ فيها والتي لا علاقة لها بطلبك، فكن موجزاً في حديثك ووجه كلامك مباشرة صوب الخدمة التي تود أن تطلبها.
أيضاً ابتعد تماماً عن تذكير الشخص بأي خدمات قدمتها له من قبل إن وجدت، حتى وإن كان الشخص الذي ستطلب منه الخدمة يدين لك بالكثير فتجنب ذكر هذا عند طلب الخدمة لأن ذلك سيجعله يشعر بأنه مجبر على تقديم الخدمة لك بسبب ما قدمته له من قبل.
احترام الحدود
في أي علاقة تربط شخصين هناك حدود لا يجب تعديها، تذكر ذلك جيداً عند طلبك للخدمة، حيث أن إيتيكيت طلب الخدمة لا يعني أن تنسى الحدود والفواصل بين و بين من أمامك.. سواء أكان هذا الشخص مديرك في العمل أو زميل لك أو صديقك أو من أفراد عائلتك وبالأخص إذا كان غريباً عنك فلا يجب عليك استخدام نفس الأسلوب وطريقة الحوار التي تستعملها مع المقربين لك.