يعتبر برنامج
OneNote نسخةً إلكترونيةً من دفتر الملاحظات الورقي حيث يمكنك تدوين الملاحظات والأفكار الجانبية ورسائل التذكير
وكافة أنواع المعلومات الأخرى. وعلى عكس التنسيق التقليدي لصفحة “المستند” الموجود في البرامج الأخرى مثل برامج معالجة الكلمات أو برامج جداول البيانات، يقدم OneNote شكل لوحة رسم
حرة حيث يمكنك كتابة الملاحظات أو رسمها في شكل نص ورسومات وصور أينما وكيفما تريد.
وبخلاف تدوين الملاحظات في دفتر ملاحظات ورقي، يسمح OneNote بإضافة أي شيء أو نقله أو حذفه على صفحاته ومقاطعه. يمكنك إضافة مساحة إضافية حيثما وأينما تريد، كما يمكن سحب وإفلات عناصر الملاحظات إلى أقسامها أو حتى إلى دفاتر ملاحظات أخرى لتبقى منظمة. يمكنك فصل ملاحظاتك وتنظيمها حسب مواضيع أو مشروعات معينة، أو يمكنك ببساطة الاحتفاظ بدفاتر ملاحظات منفصلة لأماكن واهتمامات مختلفة.
يعتبر OneNote سهل الاستخدام ولا يفرض على الجميع العمل بنفس الطريقة.
** ترقية البرنامج من إصدار قديم إلى الإصدار .
2007إذا كنت تقوم بالترقية إلى OneNote 2007 من أي إصدار سابق ل OneNote 2003 ? بما في ذلك OneNote 2003 مع Service Pack 1 وOneNote 2003 مع Service Pack 2.
يتطلب OneNote 2007 ترقية الملاحظات التي تم إنشاؤها في إصدارات أقدم من OneNote إلى التنسيق الجديد للملف الخاص به، مما يؤدي إلى تمكين كافة السمات الجديدة في الإصدار الجديد. وبالإضافة إلى ذلك، قد تلاحظ استناداً إلى كيفية تنظيم الملاحظات الموجودة بعض التغيرات في طريقة عرض OneNote 2007 للملاحظات
التي تم وضعها باستخدام المجلدات والمجلدات الفرعية.
استكشف برنامج OneNote بنفسك إذا كنت تفضل التعلم بنفسك، فابدأ بواسطة إنشاء صفحة جديدة في OneNote ومن ثم قم بتعبئتها ببعض المعلومات،وقم باستكشاف واجهة المستخدم لتفحص الميزات المتوفرة. من أول مرة قد لا تبدو كافة الميزات منطقية بالنسبة لك، لكن لا بأس.
استكشف بحرية وانظر ماذا يحدث. ولا تقلق بشأن ارتكاب “أخطاء” فالميزة التي يتمتع بها برنامج OneNote يكمن في أن لا شيء فيه غير قابل للتغيير!
** تحديث الملاحظات الموجودة مسبقاً إلى التنسيق الجديد
في المرة الأولى التي ستقوم فيها بتشغيل OneNote 2007 بعد الترقية من إصدار سابق، يتم تحديث الملاحظات الموجودة إلى تنسيق OneNote 2007 الجديد للملف. يعتمد هذا التنسيق الجديد للملف كافة السمات والإمكانات الجديدة التي يقدمها OneNote 2007. ويتم تلقائياً حفظ الملاحظات التي تقوم بتدوينها بعد تثبيت OneNote 2007 في التنسيق الجديد.
يتم حفظ الملاحظات التي تم تحديثها إلى تنسيق OneNote 2007 للملف في مجلد OneNote Notebooks الموجود على القرص الثابت. ويتم كذلك حفظ نسخة القراءة فقط للملاحظات القديمة. في حالة ما إذا كنت تريد القيام بمشاركتها مع أي شخص لم يقم بترقية OneNote 2007. تأخذ نسخ قراءة الملفات الاحتياطية ملحق اسم الملف ( وان باك أب One Backup )
** حول المجلدات ودفاتر الملاحظات المتعددة
تؤدي ترقية ملفات ملاحظاتك إلى تنسيق OneNote 2007 الجديد للملف إلى ترقية أية مجلدات موجودة في OneNote 2003 إلى دفاتر الملاحظات المنفصلة الخاصة بها. وينتج هذا بسبب إزاحة المجلدات في OneNote 2007 عن طريق إمكانية إنشاء عدة دفاتر ملاحظات واستخدامها بدلاً من الاحتفاظ بكل شيء في دفتر ملاحظات واحد. وبالإضافة إلى ذلك، إذا استخدمت مجلدات فرعية (تسمى الآن “مجموعات المقاطع”) بداخل مجلدات المستوى العلوي في OneNote 2003، فيجب أن تجرب إنشاء دفاتر ملاحظات جديدة لها في OneNote 2007، ثم نقل المقاطع إلى دفاتر الملاحظات الجديدة. فالقيام بذلك يسمح لك بالتنقل خلال الملاحظات بشكلٍ أسرع من التنقل خلال مجموعات المقاطع

يعتبر Office OneNote 2007 دفتر ملاحظات رقميًا يوفر للأشخاص مكانًا واحدًا لجمع ملاحظاتهم ومعلوماتهم وإمكانية بحث فعالة للعثور على العناصر التي يبحثون عنها بسرعة ودفاتر عناوين مشتركة سهلة الاستخدام بحيث يمكنهم إدارة كميات المعلومات الزائدة والعمل معًا بكفاءة أكبر.

على عكس الأنظمة التي تستند إلى الورق أو برامج معالجة النصوص أو أنظمة البريد الإلكتروني أو برامج الإنتاجية الأخرى، يوفر Office OneNote 2007 المرونة اللازمة لجمع النصوص والصور والكتابة الرقمية باليد وتسجيلات الصوت والفيديو والمزيد، كل هذا يجري تنظيمه في دفتر ملاحظات رقمي واحد على الكمبيوتر. كما يمكن لـ Office OneNote 2007 مساعدتك على أن تصبح أكثر إنتاجية عن طريق توفير المعلومات التي تحتاجها بحيث تكون دومًا في متناول يديك وتقليل الوقت الذي تقضيه في البحث عن المعلومات عبر رسائل البريد الإلكتروني ودفاتر الملاحظات الورقية ومجلدات الملفات والنسخ المطبوعة.

يعتبر Office OneNote 2007 جزءًا متكاملاً من نظام 2007 Microsoft Office يعمل على تسهيل إمكانية جمع الملاحظات والمعلومات وتنظيمها والعثور عليها ومشاركتها بكفاءة وفعالية أكبر. حيث تساعد إمكانيات البحث الفعالة على تحديد موقع المعلومات في النص داخل الصور أو في الكلمات المنطوقة في تسجيلات الصوت والفيديو. وبالإضافة إلى ذلك، تعمل الأدوات التعاونية سهلة الاستخدام على مساعدة الفرق على العمل معًا باستخدام هذه المعلومات الموجودة في دفاتر الملاحظات المشتركة، سواءً كان ذلك في حالة الاتصال أو عدم الاتصال بالإنترنت.

في ظل توفير كافة المعلومات التي تحتاجها بين يديك، يوفر Office OneNote 2007 حلاً لكميات المعلومات الزائدة ويتيح لك العمل مع الآخرين بكفاءة أكبر ويساعد على بقائك مطلعًا على أحدث معلومات المهام والجداول والفرق. كما يعمل الشكل وأسلوب العرض المألوفان لـ Microsoft Office System على البدء بكل سهولة واستخدام البرنامج على الفور، مما يؤدي إلى تقليل الوقت الضائع بخلاف ذلك وتقليل تكاليف التدريب إلى أدنى حد ممكن.
جمع كل شيء في مكان واحد

مع وجوب العمل في معلومات غزيرة بين يديك – بأشكال متعددة ومتباينة – يجب أن يكون هناك مكان واحد لحفظ كل هذه المعلومات وأداة تتسم بمرونة عالية تكفي لالتقاط هذه المعلومات. وإلا فسوف تفقد المعلومات أو على الأقل يصعب عثورك عليها، تلك المعلومات التي يعني وجودها مساعدتك في اتخاذ قرارات أفضل ومساعدتك كي تصبح أكثر كفاءة.

أما تسجيل الملاحظات على الورق ثم نسخها فيما بعد فأمر صعب ومضيعة للوقت لا شك. فلربما فـُقدت دفاتر الملاحظات الورقية، إضافة إلى أن مشاركتها مع الآخرين لا يأتي بسهولة، فضلاً عن كونها لا تصلح إلا لالتقاط نوع واحد من المعلومات فقط وهي الملاحظات المكتوبة بخط اليد. ونظرًا لأن معظم الأشخاص لا تتوفر لديهم وسيلة رقمية لالتقاط المعلومات ذات الطبيعة غير المنظمة، فإنهم غالبًا يطبعون الأبحاث الموجودة على ويب ويخزنون المعلومات في مجلدات الملفات أو وضعها على ظهور المكاتب؛ الأمر الذي يمثل صعوبة فيما بعد في العثور على هذه المعلومات عند الحاجة إليها كما سيتعذر الوصول إليها عند التواجد خارج المكتب. وبعد أن اعتاد الأشخاص هذه الأيام على استخدام البريد الإلكتروني لمشاركة ملفاتهم وتبادل المعلومات فيما بينهم فستكون مشاركة المعلومات مع الآخرين بهذه الطريقة اليدوية عملية صعبة، وغالبًا سيصعب أيضًا معرفة خطة العمل دون قراءة سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.

يأتي برنامج Office OneNote 2007 ليمنحك الحل لكونه برنامج مرنًا يتيح لك جمع أي نوع من المعلومات ظاهريًا في مكان واحد. ونظرًا لكون المعلومات باستخدام هذا البرنامج متوفرة بسهولة، فستكون دومًا على أتم استعداد وقادرًا على اتخاذ قرارات العمل بشكل أفضل.

* يمكن حفظ المعلومات كلها في مكان واحد – بما في ذلك الملاحظات ذات الشكل الحر والصور والمستندات والملفات من برامج Microsoft Office System الأخرى والوسائط الكبيرة، ثم تنظيمها بأفضل طريقة تناسبك.
* تتسنى زيادة حماية الحقوق الفكرية ولا داعي للقلق حول حفظ الإصدارات السابقة أو إنشاء نسخ احتياطية من المعلومات حيث سيقوم Office OneNote 2007 بهذا الإجراء نيابة عنك.
* يمكن تسجيل ملاحظات الاجتماع في Office OneNote 2007 لإنشاء مخزن مباشر للقرارات الجماعية وجلسات وضع الأفكار التي تضيف للاجتماعات اللاحقة صفة الترابط وتلاحم السياق.
* يتم التقاط كافة تفاصيل مكالمات واجتماعات العملاء عن طريق مزامنة الملاحظات المطبوعة أو المكتوبة بخط اليد مع تسجيلات صوت وفيديو Office OneNote 2007.
* يمكن جمع المعلومات على الأجهزة التي يتم تشغيلها بواسطة Microsoft Windows Mobile (بما في ذلك الملاحظات والتسجيلات والصور) ثم نقلها إلى Office OneNote 2007.
* تمكن الاستفادة من واجهات برمجة تطبيقات تصدير Office OneNote 2007 لسهولة نقل المعلومات المُجمَّعة في OneNote 2007 إلى أنظمة أعمال الشركة الخاصة بك، وتقليل معدل الأخطاء والوقت الضائع في إعادة إدخال نفس المعلومات في أنظمة مختلفة.
* يمكن نسخ المعلومات أو لصقها أو طباعتها من برامج نظام 2007 Microsoft Office الأخرى وإليها، بما في ذلك Word وExcel وOutlook وPowerPoint.
* يمكن استخدام أدوات رسم Office OneNote 2007 وجداوله لإضافة تعليق توضيحي إلى المعلومات وتنظيمها وإدارتها بسهولة.

العثور سريعًا على العناصر الجاري البحث عنها

إن العثور على المعلومات التي تحتاجها لإنجاز عملك يستغرق بعضًا من وقت العمل. فالبحث عن المعلومات في ملاحظات مدونة على ورق أو في مجلدات الملفات أو ملفات الكمبيوتر أو أماكن مشاركات الشبكة يستغرق وقتًا كبيرًا بما يبعدك عن العمل الذي تقوم به ويلهيك عن قدرتك في التأثير إيجابيًا لصالح شركتك. حيث يصبح الوقت المنقضي في البحث وقتـًا غير منقضٍ في عمل فعلي.

أما مع برنامج Office OneNote 2007، فقد أصبحت عملية العثور على المعلومات سهلة وسريعة. حيث يحل Office OneNote 2007 مشكلة التخمين لمعرفة أين تم تخزين المعلومات الهامة حيث إن المعلومات كلها صارت مخزنة في نفس البرنامج. فلم تعد بحاجة إلى النقر عبر مجلدات الملفات والفرز عبر صفحات دفاتر الملاحظات الورقية للعثور على المعلومات التي تبحث عنها. فتتيح لك ميزات البحث الفعالة إمكانية تحديد موقع المعلومات بسرعة.

كما يتيح Office OneNote 2007 أيضًا البحث عبر أنواع المحتويات الجديدة مثل النص الموجود في المستندات أو الصور الممسوحة والكلمات المنطوقة الموجودة في تسجيلات الصوت والفيديو. وباستخدام إمكانية وصول أسهل إلى الحقائق، صار يمكنك أنت وزملاءك في الفريق اتخاذ قرارات أفضل.

* يمكن البحث عن الكلمات الأساسية والعثور عليها سريعًا داخل النصوص والصور وفي التسجيلات الصوتية التي تم إنشاؤها في Office OneNote 2007.
* يمكن عرض نتائج البحث المرتبطة بارتباطات تشعبية في جزء المهام ملخص؛ حيث بمجرد النقر مرة واحدة تصل إلى النتائج ذات الصلة.
* يمكن عرض كافة دفاتر الملاحظات المفتوحة مرة واحدة واستخدام وظائف السحب والإفلات لترتيب الملاحظات وإعادة ترتيبها بسهولة وإضافة ارتباطات تشعبية إلى الصفحات الأخرى الموجودة في دفتر الملاحظات للعثور على المحتويات ذات الصلة بسرعة.
* يمكن إدارة المهام بسهولة عن طريق المزامنة ثنائية الاتجاه بين Office OneNote 2007 والإصدارين 2003 و2007 من Microsoft Office Outlook.
* يمكن ربط الملاحظات والمعلومات الأخرى بجهات اتصال معينة في Office Outlook 2007 أو Outlook 2003 مما يعينك على الاستعداد بشكل أفضل للاجتماعات واستدعاء المعلومات بسهولة.
* يمكن وضع علامات على الملاحظات؛ وهي رموز وفيرة مرئية تعمل على تسهيل الرجوع إلى التذكيرات والمهام وعناصر الإجراءات الأخرى.

العمل معًا بطريقة أكثر كفاءة

لأن عمل أعضاء الفريق يجري من مواقع مختلفة وفي مشروعات متعددة، فإن أمور الاتصال والتنسيق ومشاركة المعلومات فيما بينهم تؤثر على الكفاءة والإنتاجية الجماعية تأثيرًا كبيرًا. وغالبًا ما تعتمد الفرق على رسائل البريد الإلكتروني لمشاركة الملفات والمعلومات، مما يتسبب في حدوث مشكلات في تعيين إصدارات الملفات وتضخم علبة وارد البريد الإلكتروني. كما أنه من الصعب تحديث المهام وعناصر الإجراءات وجداول الأعمال والمسائل المخزنة داخل المستندات الثابتة أو أنظمة إدارة المستندات وتعقبها والوصول إليها كما أنها تحول دون تعامل عدة أشخاص مع نفس المعلومات في نفس الوقت. فعند قيام كل شخص بتخزين المعلومات وتعقبها بشكل فردي، يصبح من الصعب أن يعمل كافة الأشخاص انطلاقا من صفحة واحدة بعينها.

أما برنامج Office OneNote 2007 فهو يساعد الأشخاص على العمل معًا بشكل أفضل من خلال إزالة العقبات التي تنشأ عند فصل المعلومات في ملاحظات ورقية أو مجلدات ملفات أو على كمبيوتر خاص بواحد من الأشخاص. حيث يمكن للمجموعات مشاركة المعلومات بسهولة والعمل بإنتاجية أكبر وتعقب المشروعات والمسائل والأهداف باستمرار وبشكل أكثر كفاءة.

* يمكن العمل معًا من نفس دفتر الملاحظات – سواءً في حالة الاتصال بالإنترنت أو عدم الاتصال – باستخدام دفاتر الملاحظات المشتركة. حيث يقوم Office OneNote 2007 بإدارة التغييرات التي تتم على نفس دفتر الملاحظات، مما يؤدي إلى الاستغناء عن الحاجة إلى تعقب الإصدارات أو تحميل التغييرات.
* يمكن إنشاء قاعدة معارف خاصة بالفريق بحيث يتسنى لكل شخص الوصول إلى نفس المعلومات، مما يساعد على عمل أعضاء الفريق الجدد بأقصى سرعة وتقليل الجهود المتكررة.
* يمكن مشاركة الملاحظات حتى مع غير مستخدمي Office OneNote 2007 عن طريق إرسال ملفات بتنسيق HTML مرفقة برسائل البريد الإلكتروني أو بنشر مستندات OneNote 2007 على مواقع الإنترنت أو الإنترانت.
* يمكن التحكم باستمرار في المعلومات باختيار دفاتر الملاحظات المرادة مشاركتها مع زملائك في الفريق ودفاتر الملاحظات المراد الاحتفاظ بها كدفاتر ملاحظات شخصية، مما يساعد في ضمان الخصوصية باستخدام أسلوب الحماية بكلمات المرور.
* يمكن استخدام Office OneNote 2007 كلوح معلومات رقمي مشترك، مما يعني تمكين الفرق الظاهرية من العمل معًا بالتوقيت الحقيقي وعرض نفس مجموعات الملاحظات وتحريرها.

مشاهدة الموضوع