الأمير سلطان بن سلمان يدشِّن نظام “الذاكرة المؤسسية”

دشَّن الأمير سلطان بن سلمان بن عبدالعزيز، رئيس الهيئة العامة للسياحة والتراث الوطني السعودية، في مقر “الهيئة” بالرياض، مؤخراً، مشروع الأرشيف الإلكتروني “الذاكرة المؤسسية” للهيئة، الذي يتضمن أرشفةً إلكترونية متطورة لوثائق “الهيئة” ومركزاً للوثائق والمحفوظات.
ويأتي المشروع، الذي يتضمن رصيد “الهيئة” من الوثائق بأنواعها ووسائطها المختلفة، في إطار رؤية “الهيئة” للوصول إلى “هيئة بلا ورق”، وتعزيزاً لمفهوم الحكومة الإلكترونية الذي يهدف إلى جمع وفرز وتنظيم وثائق “الهيئة” الورقية والإلكترونية، وأرشفتها وفق المعايير والسياسات العالمية بغرض حفظها، وتسهيل استرجاعها من قِبل إدارات “الهيئة” عند الحاجة إليها.
وجاءت فكرة المشروع في ظل التزايد المستمر في حجم الملفات والوثائق، والحاجة إلى تحويل الوثائق الورقية إلى الشكل الإلكتروني لما في ذلك من مميزات كبيرة، مثل إتاحة الوصول إلى الوثائق من أي مكان عبر بيئة شبكات الاتصال، وتوفير الحيز المكاني، وربط أجزاء “الهيئة” ببعضها بعضاً، وسهولة وسرعة تداول الوثائق الإلكترونية، ومراقبة استخدام الوثائق، وكذلك تعدد نقاط الوصول إلى الوثائق على اختلاف مواضيعها ومحتوياتها.
وصُمِّم نظام “الذاكرة المؤسسية” ليتم استخدامه من قِبل مسؤولي “الهيئة” بصرف النظر عن مواقعهم، سواء كانوا في الأمانة العامة، أو في الفروع والمكاتب، الذين يتوزَّعون على 25 إدارة عامة، و16 فرعاً، و46 مكتب آثار.
وقد حرصت “الهيئة” منذ بداية المراحل الأولى للمشروع على التواصل والتنسيق مع المركز الوطني للوثائق والمحفوظات، وذلك بعد تفعيل اللجنة الدائمة للوثائق، ولجان تقويم الوثائق، وإعداد جداول مدد حفظ الوثائق وإرسالها إلى المركز الوطني للاعتماد.