المثال 3 التقارير التى تتعلق بسير العمل1من اصل2

يبدو أن هناك مدرستين فيما يتعلق بالتقارير التي تتعلق بسير العمل.

المدرسة الأولى هي عدم إخبار العاملين بأى شيء. أما المدرسة الأخرى فتؤمن بإخبار العاملين بكل شيء. الطريف في الأمر أن هناك شيئاً مشتركاً بين الاتجاهين فكلاهما قد يؤدى بك، في النهاية، لعدم الحصول على أي معلومات على الإطلاق فيما يتعلق بسير العمل. ففي الحالة الأولى، فيحدث ذلك لعدم حصولك على أي معلومات من البداية، أما في الحالة الثانية، يحدث ذلك لحصولك على الكثير من المعلومات التي تجعل من المستحيل بالنسبة لك فهم أى منها. ويخبرنا المبدأ 7 بأن علينا إخبار الاَخرين بما نقوم به. ولكنه لا يقول إن علينا إخبار كل شخص بكل شيء بنسبة 100% ولكنه يخبرنا بأننا لا نستطيع ألا نخبرهم بأي شيء.

الاَن، إذا كنت تنوي ألا تخبر الجميع بكافة الأمور بنسبة 100%، فماذا ستفعل؟ يجب أن تنتقي ما تقول بأي شكل كان ولكن مع الأخذ في الاعتبار ألا تصبح الرسالة مبهمة أو مشوشة أو يساء فهمها أو ينقلب معناها. بالنسبة لي، أجد النسبة العظمى من تقارير سير العمل العادية- سواء المكتوبة أو

اللفظية منها- تؤدي لجميع الأمور السابقة، وتعطي مثل هذه التقارير، بشكل عام؛ انطباعاً بأن هناك قدراً كبيراً  من المهام التي تحدث ( لقد فعلنا ذلك، وفعلنا ذاك، هذا حدث، ذلك حدث). ( الرسالة هنا: ” نحن نحقق دخلاً”).

بالطبع ليس كل ما يحدث يكون أمراً جيداً، وبالتالى تحرص تقارير متابعة سير العمل دوماً على الإبلاغ عن الأمور السيئة التي حدثت. (الرسالة هى:”نحن نحقق دخلاً بالفعل”). ولكن دائماً ما تحدث النهاية السعيدة الحتمية في أغلب الأحوال، وهي الشعور بأنه على الرغم من كل شيء، فسوف نكون على ما يرام. بمعنى اَخر، ليس هناك سوى عدد قليل من معدي تقارير متابعة سير العمل ممن هم مستعدون للإبلاغ عن الأمور السيئة أيضاً.

بوجه عام، عادة ما يهتم الأفراد بواحد أو أكثر من الجوانب التالية لما تقوم به: