المثال 3 التقارير التى تتعلق بسير العمل2من اصل2
- هل سأحصل على كل شيء اعتقدت أنني سأحصل عليه. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فماذا أتوقع؟
- هل سأحصل عليه في وقته. وإذا لم يكن الأمر كذلك، فماذا أتوقع ؟
- ماذا عن التكاليف، هل هي مرتفعة؟ منخفضة؟ مناسبة؟
- هل يلبي ما أحصل عليه احتياجاتي؟
في تقارير متابعة سير العمل، تحتاج لأن تخبر الأفراد بما هم مهتمون به. كما أنك تحتاج لأن تخبرهم بالوضع الحالي؛ هذه هي الحالة اليوم، وهذا هو الوضع بمرور الوقت، أو بمعنى اَخر؛ الاتجاه العام لسير العمل، هكذا يحصلون على صورة واقعية عن سير الأمور. وقد يفهمون من خلال ذكر الاتجاه العام صراحة وضعنا في الوقت الراهن، وأيضاً قد يستشفون سير الأمور في المستقبل. وهكذا لن تكون هناك مفاجاَت لأى شخص.
أخيراً، من الذي نتحدث عنه هنا؟ إننا نتحدث عن الأطراف المعنيين بالمعنى الذي أوضحناه سابقاً. وبوجه عام، دائماً ما يكون هناك أربعة أطراف حاضرين. الأول هو أنت؛ الشخص المسئول عن إتمام الأمور، الثاني هو فريقك؛ وهم الأشخاص الذين يؤدون العمل، الثالث هو العميل وهو الشخص الذى يتم القيام بالعمل من أجله، أما الشخص الرابع والأخير فهو رئيسك. فهؤلاء الأربعة يجب أن يعرفوا سير الأمور، ولكن ليس بالضرورة أن يتم ذلك بنفس الدرجة.
أولاً، يجب أن نفهم هذا التقرير. وسوف يساعدك المبدأ 6؛ الأمور إما أن يتم إنجازها أو لا يتم إنجازها في هذا الموضوع. فبمجرد ما تفهمه – من خلال وضع وجهات نظر الاَخرين في اعتبارك ( المبدأ 7: النظر للأمور من وجات نظر الاَخرين) – سوف تصبح قادراً على تسليم التقرير لهم. وسوف يشتمل التقرير على رسالة يمكنهم فهمها ( لأنه تم التعبير عنها بشكل يناسبهم) ويجعلهم ملمين بالوضع ( لأنك تخبرهم الحقيقة) ولأن القيام بذلك سيوضح سير الأمور بشكل لا يجعلها تتسم بالغموض.
بعرض الجدول 7- 1 الذى سيرد لاحقاً مثالاً لمقتطفات من تقارير سير العمل. وتوضح هذه التقارير تقارير سير العمل الفورية وأحد الاتجاهات الممكنة التي قد تهمنا.
