المثال 3 تحديد الأهداف

إحدى المشكلات التي تحدث كثيراً في العمل أنه عندما تعمل لديك مجموعة من الناس ( في مشروع أو قسم على سبيل المثال) ويختلف ما يقومون به عما توقعت، فقد يكون ذلك سيئاً لسببين. أولاً، لعدم حصولك على ما توقعت وهو أمر واضح. الأمر الثاني- وهو الأمر الأكثر أهمية- أنك لا تكتشف ذلك إلا بعد فوات الأوان.

هناك العديد من الطرق التي تتعامل مع مثل هذه المواقف مثل الإدارة من خلال الأهداف وهو أمر يتطلب في بعض الأحيان تعريف الأهداف كما يفعل المحامون وبطاقات موازنة تقييم الأرصدة ( تترجم سياسة واستراتيجية المنظمة ككل ضمن مقاييس أداء) ومؤشرات الأداء الأساسية وذلك على سبيل المثال لا الحصر، وفي رأيي، تمثل بطاقات تحديد المهام طريقة أفضل بكثير للقيام بذلك. وفيما يلي نعرض كيف تقوم بذلك.

1 اطلب من كل العاملين لديك إعداد بطاقة تحديد مهام تغطي الفترة التي تهمك.

2 الآن افرأبطاقات تحديد المهام مع كل شخص كل في دوره. اقرأها سطراً سطراً.

3 افهم ما أنت موكل بالقيام به في هذه الفترة.

انظر لموارد والمتطلبات وفكر في مدى واقعية الأهداف. ( تنويه: إذا كانت مليئة بالأعباء الزائدة كما كانت حالة ” بوزو” في المثال الأخير – وحتى الجدول 4-6- يبقى هناك احتمال بعدم تحقق الأشياء التي

تقترح القيام بها. على الرغم من أنه ليس من الممتع اكتشاف ذلك، فمن الأفضل أن تكتشف ذلك الآن وليس في المستقبل. لاحظ أيضاً أن هذه الطريقة أفضل وأكثر تحضراً وفاعلية في التعامل مع مشاكل المتطلبات والموارد مقارنة بالطريقة الأخرى الواردة في المثال السابق وذلك من وجهة نظرك كمدير).

5 صحح أي شيء لا يتماشى مع توقعاتك حتى تحظى بموافقة جميع الأطراف على بطاقة تحديد وقت تتناسب فيها الموارد والمتطلبات.

6 الآن، اهدأ، ويمكنك أن تثق أن إسهامهم في نجاحك سوف يكون الإسهام الذي أردته.