تنظيم البيانات داخل Access

تستخدم Access النظام العلائقي Relational Database لربط ملفاتها وتنظيمها. ولتقريب مفهوم قواعد البيانات التي تستخدم الملفات ذات العلاقة المشتركة نوضح ما يلي:

تخزن المعلومات المطلوبة لقاعدة البيانات داخل ملفات، وتوضع هذه الملفات على أحد وسائط التخزين المساعدة مثل القرص المغناطيسي. ويشتمل الملف ليس فقط على جداول البيانات، وإنما يشتمل أيضاً على كل شيء تنشئه أو تحتاجه في قاعدة البيانات مثل النماذج والتقارير والاستعلامات… الخ. وإذا أردت تطوير نظامين أو أكثر، فإنك تنشئ قاعدة بيانات مستقلة لك لنظام.

ويعتبر الجدول Table العمود الفقري لأي قاعدة بيانات، حيث يشتمل على البيانات الأساسية التي تحتاجها للتعامل مع بقية كائنات قاعدة البيانات. ويشبه الجدول ورقة العمل Worksheet في برامج الجداول الحسابية. كل جدول عبارة عن مجموعة من الصفوف والأعمدة، ويشتمل كل جدول على مجموعة من السجلات تسمى Records، ويتل كل سجل صف داخل الجداول، ويقسم كل سجل إلى عدد من الحقول تسمى Fields.

ويعرض النموذج Form الحقول الموجودة في الجدول ولكن في شكل يسهل التعامل معه. حيث تتيح لك النماذج إدخال سجل كامل في فراغات معدة مسبقاً. تعد النماذج طريقة رائعة لتسجيل البيانات الخاصة إذا كان إدخال البيانات يتم بواسطة أشخاص آخرين.

وتستخدم التقارير Reports لتلخيص البيانات وطباعتها. بينما تستخدم الاستعلامات لفرز البيانات أو تصفيتها، على سبيل المثال يمكنك أن تختار عرض بعض الحقول فقط وليس كلها كما يمكنك أن تقوم بتصفيتها لتعرض البيانات التي تتوافق مع معايير معينة تحددها أنت.