شروط كتابة خطاب عمل

لا بد أن تُدرك عزيزي الموظف الجديد أن خطاب عمل يختلف تمامًا عن الخطاب الشخصي من حيث التنسيق العام لشكل الرسالة وأسلوب ولهجة كتابتها؛ حيث يتطلب كتابة خطاب عمل توفر بعض الشروط ليكون خطابًا مهنيًا جاداً يتم التعامل معه باحترام واهتمام، ومن هذه الشروط:
اجعل عباراتك داخل خطاب العمل على نحو عالي من الدقة والوضوح احترامًا لوقت الشخص أو مُمثّل الجهة المعنية بالخطاب، فإن كان خطابك ذو عبارات فضفاضة مُبهمة شديدة العمومية ماذا تنتظر من القارئ سوى تنحيته جانبًا دون اهتمام.
اجعل رسالتك قصيرة مُقتضبة دون إسهاب في ذكر تفاصيل غير مهمة أو إخلال في ذكر المهم منها، فراعي حينما تكتب رسالتك دومًا وقت قارئها وكُن مُحدّدًا في ذكر ما تريده منه؛ فبما أنك تُحرِّر خطاب عمل فبالطبع لا بد أن تكون عباراتك جادة غير هزلية ولا خيالية بعيدة عن اللغة الأدبية.
خطابات العمل بما أنها ذات طابع رسمي فستتطلب منك بالطبع لغة عربية فصحى بعيدة عن اللغة العامية، وفي ضوء اللغة المستخدمة في كتابة خطاب عمل أيضًا فلا بد أن تراعي حُسن استخدام الضمائر، فتُعبّر عن نفسك ب “أنا” والمُستقبل ب “أنت أو حضرتكم لإضفاء مزيد من التبجيل والاحترام له” وإن كنت تتحدث بلسان شركتك لا نفسك فاستخدم “نحن”، وتجنب استخدام الأفعال المبنية للمجهول.
احرص على أن يكون خطابك حيادي وموضوعي وصادق ذو طبيعة هادئة حتى وإن كان شكوى أو تظلُّم، قسّم خطابك إلى نقاط واضحة ومُحدّدة ولا تنتقل إلى محور جديد حتى تنتهي من سرد كل ما يتعلق بالمحتوى السابق له دون إطالة، وحينما ترد على رسالة فافعل الشيء نفسه اجعل ردك مُقسَّم إلى نقاط بنفس ترتيب نقاط الخطاب الوارد إليك.