كيف يمكن إدارة الاجتماع بطريقة صحيحة؟

كما رأينا فهناك أهمية كبيرة لإقامة الاجتماعات، وأيضًا أنواعًا مختلفة، لذلك فإن إدارة الاجتماع بطريقة صحيحة ستكون هي الفيصل الذي يمكن من خلاله أن يشعر كل فرد بأنه قد استفاد من الاجتماع أو لا، لذلك توجد بعض الخطوات التي تساعد الشخص على إدارة الاجتماع بالشكل الذي يريده:
التحضير للاجتماع
يمكن التحضير للاجتماع من خلال الاعتماد على طريقة مميزة تعرف باسم “PAT approach”:
الP تشير إلى الPurpose: وهي تعني تحديد الغرض من الاجتماع، بحيث يمكنك أن تنقله إلى الناس، في جملة أو اثنين مثلًا، حتى يعرف كل فرد ما فائدة وجوده في الاجتماع، وما الشيء الذي يحتاج إلى العمل عليه، وكيفية النجاح في تحقيق هذا الغرض.
الA تشير إلى الAgenda: وهي تشير إلى الأشياء التي يجب أن يتم الانتهاء منها أثناء الاجتماع، ويفضل أن يكون لكل نقطة توقيت محدد للانتهاء منها في أثناء الاجتماع، وليس شرطًا أن يكون الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع هو نفس الشخص الذي يدير كل النقاط، بل يمكنه أن يفوض شخص آخر بأن يفعل ذلك لو أراد.
الT تشير إلى الTime frame: وهي تعني أن يتم تحديد وقت الاجتماع، متى سيبدأ، متى سينتهي، وأيضًا ذكر الوقت الذي يخص كل جزئية سيتم الحديث عنها، بحيث يكون جميع الأفراد على دراية بموعد الاجتماع ونهايته قبل البداية.
تطبيق هذه الطريقة يساعد على التحضير للاجتماع بالشكل المطلوب، بعدها يتبقى فقط اختيار الأفراد الذين سيتم دعوتهم لحضور الاجتماع، وليس شرطًا أن يختار الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع كل الحضور، بل يمكنه أن يأخذ آراء متعددة ممن يثق فيهم، الشرط الوحيد هو أن من يحضر سيكون لوجوده في الاجتماع فائدة، بحيث لا يحضر أحد ويشعر بأن حضوره مضيعة للوقت، أو يكون سببًا في تعطيل الاجتماع. عندما تكتمل كل المعلومات، يتم إخبار هؤلاء الأفراد بموعد الاجتماع وغرضه، وأيضًا يتم اختيار مكان مناسب للاجتماع، فالمكان من العوامل التي تساهم في نجاحه كذلك.
بداية الاجتماع
البدء في الموعد: من الأمور الهامة التي يجب أن يلتزم بها الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع هي أن يبدأ في الموعد المحدد، هكذا سيبعث رسالة للجميع بأهمية الالتزام في الحضور في الموعد فيما بعد.
توضيح قوانين الاجتماع: أي اجتماع يفضل أن تكون له قواعد تحكمه، ولذلك فإن عرض هذه القوانين في البداية سيكون خيارًا مفضلًا، ويأتي ذلك مع عرض أي معلومات تخص الغرض من الاجتماع، بحيث يلتزم بها الجميع من البداية.
التسجيل: يجب أن يكون هناك تسجيل للاجتماع، سواء تسجيل الحضور، أو تسجيل النقاط الهامة التي يتم النقاش عليها، وكذلك المهام التي يتم توزيعها، ويجب أن يكون الشخص المسؤول عن التسجيل هو شخص آخر غير الشخص الموكل له إدارة الاجتماع حتى لا يحدث له تشتيت في الإدارة.
التركيز على هدف الاجتماع: في الكثير من الأحيان يخرج البعض عن الهدف الأساسي للاجتماع، لذلك يجب أن يكون هناك مراعاة دائمًا لتوجيه الأفراد للتركيز على الهدف الرئيسي للاجتماع، والابتعاد عن الحديث في أي نقاط أخرى لا تخص الاجتماع.
تقييم نقاط الاجتماع أولًا بأول: في الأجندة الموضوعة للاجتماع، هناك نقاط محددة مسبقًا للنقاش عليها، يفضل أنه حين يتم الانتهاء من أي نقطة، أن يقوم الشخص المسؤول عن إدارة الاجتماع بعمل تقييم لها، بحيث تكون آراء الأفراد حاضرة لديهم في وقتها، ولا ينتظر للنهاية حتى لا ينسى الناس هذه المعلومات.
نهاية الاجتماع
تقييم الاجتماع بشكل عام: وهذا التقييم يكون إضافي على تقييم نقاط الاجتماع، يكون مختص أكثر بالأمور العامة في الاجتماع ككل.
خاتمة الاجتماع: الخاتمة دائمًا من أهم العناصر والتي يجب أن تأخذ حقها، فالعديد من الأفراد يتذكر ما يحدث في النهاية، لذلك فإنه على المسؤول عن إدارة الاجتماع أن يقوم في النهاية بتلخيص النقاط التي تم الحديث عنها، وكذلك يعرض المهام المطلوبة من الأفراد، وكذلك الوقت اللازم الانتهاء فيه من هذه المهمة، وإذا من الممكن عرض موعد الاجتماع القادم أيضًا.
ما بعد الاجتماع
يجب أن يتم تحضير تقرير بالنتائج التي تمت في الاجتماع، ويتم إرسال هذا التقرير إلى جميع الأفراد، في مدة يفضل ألا تزيد عن 24 ساعة.