تعلم كتابة التقارير في العمل

أين تُحفظ التقارير؟
من الضروري الحفاظ على التقارير التي يتم تقديمها في العمل، لذلك فإن عملية كتابة التقارير ترتبط دائمًا بوجود قسم مخصص لحفظها، ويكون هذا القسم هو الأرشيف. في الوقت الحالي فإن العديد من التقارير لا تقدم على هيئة أوراق مثلما كان يحدث في الماضي، بل أصبح الاعتماد الأساسي لدى معظم الأفراد على استخدام الكمبيوتر، ولذلك فإنه يمكنك أن تحفظ التقارير على جهازك.
والأمر لا يجب أن يحدث بطريقة عشوائية بالطبع، بل لا بد من وجود نظام للأرشيف. هذا النظام يعتمد على الأنواع المختلفة لعملية كتابة التقارير فالتقارير لا تتشابه فيما بينها، هناك تقارير يتم تقديمها للاجتماعات، وهناك تقارير للمهام التي يتم تأديتها، وهناك تقارير للاتفاقيات. وبالتالي فالأرشيف هنا يمكن تقسيمه طبقًا لهذه الأنواع.
ما الذي يجب أن يتضمنه التقرير؟
كتابة التقارير يجب أن تشتمل على بعض العناصر الرئيسية، هذه العناصر تبدأ في الصفحة الأولى، والتي يجب أن تشتمل على نوع التقرير واسمه، وكذلك يجب عليك أن تكتب اسمك وتاريخ الحدث الذي تكتب التقرير عنه. بعد ذلك يمكنك أن تبدأ في التطرق إلى المضمون الداخلي للتقرير. المضمون الداخلي للتقرير يعتمد على ذكر كل التفاصيل التي تخص الحدث، بناءً على نوع التقرير بالطبع، ونحن سنتطرق إلى هذا الأمر في الفقرات التالية.
يجب أن تكون المعلومات الهامة والبيانات المرغوب التركيز عليها أثناء كتابة التقارير واضحة تمامًا، حتى يكون من السهل على أي شخص أن يقرأها ويفهم الغرض من التقرير بالضبط، لا سيما التقارير التي تحتوي على معلومات كثيرة.
بعد الانتهاء من ذكر كل التفاصيل في التقرير، يجب عليك أن تذكر أي خطوات مستقبلية متعلقة بالتقرير ويجب إتمامها، مثلًا مهام معينة تم توزيعها، وذلك لأن كتابة التقارير لا تتم فقط من أجل الاحتفاظ بها في الأرشيف، لكن يمكن الاعتماد عليها في معرفة كل شخص بدوره بالتحديد، وأيضًا أي شخص غير موجود في الحدث سوف يفهم كل شيء من التقرير. كما أن التقارير تعتبر وثيقة يمكن الاعتماد عليها لمراجعة الأحداث، والتأكد من مطابقة أفعال الناس في الواقع مع المطلوب منهم، والوارد ذكره في التقرير، وبالتحديد عند حدوث خلافات حول مهمة معينة، فنعتمد على التقرير ليخبرنا من على صواب.
التوثيق بالصور والفيديوهات.
ما دمنا نتحدث عن كتابة التقارير من أجل التوثيق كغرض أساسي، سوف نجد أن استخدام الصور والفيديوهات شيء لا بد منه للتوثيق. ولذلك لا بد وأن تكون الصور والفيديوهات المستخدمة تدل بالفعل على المهمة التي يتم تأديتها، كأن يظهر في الصور ما يدل على المكان الذي تتم تأدية المهمة فيه، وكذلك تظهر في الصور الشعار الخاص بالمؤسسة إن وُجد. بجانب المذكور في السطور الماضية، فإنه يمكن إتمام التصوير على جانبين: الجانب الأول يخص الأفراد من داخل العمل، وهؤلاء يفضل ارتدائهم للزي الخاص بالمؤسسة، ونحن عندما نقوم بعملية كتابة التقارير فإننا نذكر أسماء الأشخاص، لذلك يفضل أن تكون الصور المستخدمة في التقرير هي صور لهؤلاء الأفراد.
أما الجانب الثاني فيخص الأفراد من خارج المؤسسة، وهنا يجب أن نتأكد من حصولنا على إذن لتصويرهم، لأن هناك بعض الأشخاص يتضررون من التصوير، منهم مثلًا السيدات في القرى، وبالتالي لا يجب علينا أن نضايقهم، ويفضل أن تكون الصور كلها بما لا يدع وجوه الأفراد تظهر، إلا في حالة الضرورة القصوى لذلك، أو في حالة الفيديوهات بالطبع.