المثال 5 التخطيط وتنفيذ خطة المشروع3من اصل4

عند هذا الحد، نكون قد حللنا الطلب بشكل مناسب، وكونا أوضح صورة ممكنة عن كيفية سير المشروع. ( لاحظ أنه كان من الممكن إيضاح هذه الصورة بعدة طرق. فمن الممكن تمثيلها باستخدام مخطط جانت، الذي يوضح من يقوم بكل مهمة ووقت قيامه بها، أو اللوحة الجدولية التي توضح التكاليف التي ينفقها الشخص والمكاسب التي يحققها شخص آخر وقدرها ووقت حصوله عليها، أو لوحة الإنتاج التي عرضناها في الفصل 4 أو أي طرق أخرى). الآن يمكننا التعامل مع الأعباء.

بشكل عام، فإن ما توضحه الخطة من أنه أمر ممكن الحدوث وما توضحه الأعباء من أن هناك حاجة لحدوث ذلك الأمر لا يمثلان نفس الشيء. وما يحدث بعد ذلك؛ في الغالب، هو أن الناس يضعون الخطة جانباً ويوافقون على الأعباء. وهذا الإجراء يعني ضمناً أن الخطة خاطئة. كل هذا بالرغم من أن الخطة تمثل أفضل تصور عن المشروع يمكن لأي فرد أن يضعه لأي شخص.

إن مبادئنا تخبرنا بأن هذا أكبر خطأ يمكن أن نقع فيه. فالمبدأ 6: الأمور قد يتم إنجازها أو لا يتم إنجازها، يوضح أن الخطة إذا لم تتفق مع الأعباء، فلا سبيل لإنجاز الأمور. كما أن تجاهل الحقائق غير السارة لن يفيد هو الآخر. والأمر الصائب أن تقول إن الخطة أفضل تصور لنا عن المشروع: فماذا نفعل الآن بالأعباء؟ هل يمكننا إضافة مزيد من الأشخاص أو الأموال أو الموارد؟ هل يمكننا الحد من نطاق ما قررنا القيام به؟ هل لا يزال مستوى الجودة الذي نطمح إليه مطلوباً أم من الممكن الرضا بما هو أقل؟ ونحن نفعل ذلك حتى تتفق الخطة مع الأعباء؛ أو حتى نحصل على خطة واقعية تساعد من تسببوا في الأعباء على التعايش معها.

عودة مرة أخرى للمبدأ 7: رؤية الأمور من وجهات نظر الآخرين؛ نشرح الخطة لكل من يعمل في المشروع ونخبرهم بدورهم فيه.